Premisas de la Conservación Documental en el Cabildo de Santa Clara.
Archivo Histórico Provincial Villa Clara



Una huella del pasado, en la senda del presente.
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26 - 03 - 2017

Premisas de la Conservación Documental en el Cabildo de Santa Clara.

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El Patrimonio Documental está constituido por cuantos bienes reunidos o no en Archivos y Bibliotecas se declaren integrantes del mismo. El concepto de documento engloba toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.

La Ley determina cuáles forman parte del Patrimonio Histórico basándose en dos principios, uno de carácter subjetivo, basado en la cualidad de la persona o ente titular de los mismos y otro de naturaleza objetiva, articulado en torno al dato o elemento de la antigüedad.

 

Por tanto, forman parte del Patrimonio Documental:

  1. Los generados, conservados o reunidos, en el ejercicio de su función, por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.
  2. Los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.
  3. Los documentos con una antigüedad superior a cien años generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.

La Administración podrá en estos dos últimos supuestos, declarar constitutivos del Patrimonio Documental bienes que, aún careciendo de esa antigüedad, merezcan tal calificación, de igual manera que puede excluir del mismo a los que, aún reuniendo las condiciones exigidas, se considere que no son dignos de pertenecer a él. 

La conservación del Patrimonio documental como dimensión natural del ejercicio profesional de la archivística está determinada por las tradiciones profesionales de cada país y, en muchos casos, por la moda que tiende a imponerse o importarse, bien por procedimientos miméticos o bien por políticas, a veces incluso avaladas por organizaciones internacionales. Estas tradiciones se suelen decantar, bien por posturas conservacionistas (el archivo preferentemente como un centro de conservación y custodia de patrimonio documental) o bien por posturas «documentalistas» (el archivo cono un centro de gestión de información).

La preocupación por la conservación es un aspecto de tradición inmemorial en el ejercicio de la profesión, aunque se sabe que es una guerra contra el tiempo, jamás se puede renunciar a hacer lo posible y lo imposible por retrasar la derrota.

El Archivo Histórico de Villa Clara, atesora documentación de valor permanente e histórico que data de los años 1690, ejemplo de ello lo son las Actas Capitulares, perteneciente al Fondo Ayuntamiento de Santa Clara, en estudio realizado a dichos documentos encontramos algunas premisas sobre la conservación que se llevaba a cabo a los documentos del Cabildo de Santa Clara, los cuales garantizaron su existencia hasta nuestros días., apareciendo reflejado, en diferentes sesiones ordinarias de reuniones del Cabildo, la información que se aporta a continuación:

  • Tomo: 1, Fecha: 5 de Enero de 1696, Folios: 101-108.

Se hace referencia a la existencia de un Archivo, cito textualmente:
.....Así mismo se acordó que se lleven del Archivo los despachos que en él hubiere concerniente á esta materia ó testimonio de ellos...

  • Tomo: 1, Fecha: 25 de Enero de 1700, Folio: 173.

Existe una petición del Procurador General para que se pase todo el Archivo a las casas del Cabildo y que los Alcaldes Ordinarios hagan las diligencias de los papeles que hubiere con el cuidado que fuere posible y los archiven en dicha casa.

  • Tomo: 1, Fecha: 2 de Enero de 1719, Folio: 392-400.

Solicitud de Juan Agustín de Corredera, escribano de Cabildo, exigiendo pensión para mantener el oficio (comprar papel, tinta, plumas, y todo lo demás que se le ofrece en servicio).

  • Tomo: 2, Fecha: 9 de Mayo de 1729, Folio:600-602

En este Cabildo se presentó un escrito por el Síndico Procurador General Don Julián Hurtado de Mendoza, como se sita a continuación:
.....Que los Protocolos y papeles del oficio público que están a cargo de los Señores Alcaldes Ordinarios, estén con todo el orden y seguridad, se acordó poner en orden los referidos papeles al cuidado de D. Miguel de Neira por la experiencia que a este Cabildo asiste, del celo y aplicación con que el referido se ha dedicado al beneficio y utilidad de los vecinos de esta Villa y para ello le acompañará el Señor Alcalde Alférez Mayor D. Manuel Rodríguez de Arciniega y el Señor Regidor Decano D. Juan Pérez Morales.
Hecho en su orden con su abecedario se colocarán en la casa del Señor Alcalde de 1er voto, haciéndose un armario con su estante y 2 llaves que tendrán cada uno de los Señores Alcaldes. Se hacen cargo del pago de este hombre los representantes del Cabildo.

  • Tomo: 5, Fecha: 6 de Junio de 1766, Folio: 2625-2626.

El Síndico Procurador trata sobre el desorden existente en los Archivos con respecto a la documentación importante.

  • Tomo: 5, Fecha: 14 de Agosto de 1767, Folio: 2738-2739.

El Alcalde Ordinario solicita inventario de la documentación del Archivo público con fines de evitar el extravío de estos.

  • Tomo: 5, Fecha: 18 de Septiembre de 1767, Folio: 2742-2751.

Se solicita que el Archivo Público pase a manos del escribano.

  • Tomo: 6, Fecha: 9 de Febrero de 1767, Folio: 3077-3088.

Falta de documentos de los fondos propios.

  • Tomo: 9, Fecha: 26 de Septiembre de 1794, Folio 5039-41.

El Alcalde Ordinario dispone realizar un inventario para encontrar una Real orden contra los contrabandistas.
Lo anteriormente expresado hace suponer que en el Archivo aún persistía cierta desorganización.

  • Tomo: 10, Fecha: 23 de Mayo de 1823, Folio 401-406.

Se solicita la radicación de Archivo y Secretaría en un mismo local en el Ayuntamiento…

  • Tomo: 17, Fecha: 4 de Agosto de 1843, Folio 179-182.

Se realiza notificación de entrega de documentación del Archivo a la Junta de Caridad de San Lázaro.
Lo antes analizado supone una mayor organización para el préstamo o entrega de documentación del Archivo.

  • Tomo: 20, Folio: 445.

…El Señor Presidente de la Sala Capitular hizo presente que la Biblioteca de Legislación de Ultramar, por Zamora, se encuentra desprendida por lo que se requiere se encuaderne, la corporación acordó de conformidad se comunique a la Junta Municipal que se disponga el abono de su costo.

  • Tomo: 21, Folio: 308-312.

Se acordó se archivaran los documentos de la Junta Municipal.

  • Tomo: 21, Folio: 331-334

Se asignó en el presupuesto Municipal el dinero para la conservación y renovación de efectos, se propuso usar de este para el arreglo de la Sala Capitular.

  • Tomo: 21, Folio: 612-619.

Refiere al papel que debe usarse en la Encuadernación de las Actas Capitulares y Municipales.

  • Tomo: 21, Folio: 622-627.

Solicitud de remisión de actas y papeles archivados en la secretaría del Cabildo por el Síndico interino.

Según consulta del libro “La Memoria Histórica de Santa Clara.”, de Manuel Dionisio, Esteban Díaz de Acevedo, uno de los fundadores de la Villa, ocupó diversos cargos en el cuerpo capitular y mientras se careció de escribano público corrió a su cargo el trabajo de dirigir y arreglar las actuaciones judiciales, los acuerdos del Cabildo y los documentos públicos y raro es ver un papel antiguo de los del primitivo Archivo, donde no aparezca su letra.

De cierta manera, estas acciones contribuyeron con el estado de conservación que presentan las Actas Capitulares posibilitando que generaciones posteriores puedan documentarse sobre lo acontecido en la época a través de la revisión de los cabildos.

La transformación de la sociedad cubana, sus avances científico-técnicos y el desarrollo de la archivística contemporánea, obligan a perfeccionar y actualizar las normativas vigentes, de forma tal que refleje los principios de aplicación general rectores de esta disciplina, para garantizar la adecuada conservación, organización, control y consulta de los documentos que forman parte del Patrimonio documental de la nación. 

Las leyes abordan la conservación en sus aspectos más generales, por ejemplo, en lo referente a la protección de ese patrimonio frente al expolio y la dejadez de personas físicas o jurídicas que tienen la responsabilidad sobre fondos documentales relevantes. Pero debe ser en el marco de las disposiciones reglamentarias de desarrollo de las leyes generales en donde la conservación encuentre las garantías de su aplicación.

La conservación se debe ejercer día a día y siempre siguiendo los parámetros estandarizados y contrastados reglamentariamente, una de las alternativas para preservar la memoria histórica documental lo constituye el proceso de informatización y digitalización; teniendo en cuenta la revolución tecnológica como una solución económica para almacenar gran cantidad de información en pequeños espacios, así como un soporte que permite la difusión masiva de la información con independencia del espacio y el tiempo.

Sin embargo, desde su mismo inicio, la documentación digital ha encontrado también dificultades para solucionar sus problemas de SOPORTE (tiene menos esperanza de vida y requiere de la existencia de nuevas tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad, incluso mayor, que los propios formatos, además de que se deteriora más fácilmente) y CONTENIDO (ejemplo: la información digital es intrínsecamente más fácil de alterar que las tecnologías tradicionales de papel o microfilm). 

Al Fondo Ayuntamiento de Santa Clara se le aplicó el método Diagnos confeccionado por Maritza Dorta y Luís Montes de Oca, especialistas del Instituto de Historia, para evaluar el estado de conservación y de esta manera dictar políticas en cuanto a estrategias de preservación, restauración, encuadernación y digitalización, así como las prioridades en los recursos y tareas específicas, tales como: limpiezas, desinfecciones, reenvolturas y adecuación y expansión de los almacenes entre otros aspectos. Estas medidas contribuirán a que futuras generaciones tengan acceso a la información contenido en el mismo.

Bibliografía consultada.

-Bello Urgellés, Carmen. El patrimonio bibliográfico y documental. Claves para su conservación preventiva. Gijón, Ediciones Trea, 2002. Disponible en CD. Biblioteca Básica del Archivero Cubano.

-Borrego, Sofía; Guiamet, Patricia; Pons Vanesa; Gómez de Saravia, Sandra y Perdomo, Ivette. Estudio de la microbiota aislada de documentos especiales y del aire de los depósitos donde éstos se almacenan. Editado en CD-R del Taller sobre la conservación del Patrimonio documental y la prevención contra catástrofes en Países de clima tropical. Archivo Nacional. 2007.

-Brañes, R. (1993). "El objeto jurídicamente tutelado por los sistemas de protección del patrimonio cultural y natural de México". Patrimonio cultural de México. México: FCE-CONACULTA, p. 381-405.

-Cunha G. Miguel. 1995. Métodos de evaluación para determinar las necesidades de conservación en bibliotecas y archivos: Un estudio del RAMP con recomendaciones prácticas. Organización de Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO).

-De la Torre, Manuel. (1997): Estrategias de Conservación Preventiva. El Papel del Conservador restaurador. Acta del Primer Coloquio Internacional sobre Conservación Preventiva de Bienes Culturales. Vigo, pp. 1318.

-Dorta Valdés, Maritza y Montes de Oca, Luis. Taller “Métodos de Diagnóstico del estado de conservación de las colecciones documentales”.Disponible en CD.2005.

-Fernández Pacheco, Juan Ramón y González Díaz, Rafaela. Escuela iberoamericana de Archivos. Experiencias y materiales: conservación y reproducción. Madrid, 1999.

-Gill, Philip. Directrices IFLA / UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas. México: IFLA, UNESCO, CONACULTA, p. 220. 

-Orozco González, Delio y Fernández Bertot, Víctor. Papiro. Un sistema de conservación, digitalización, gestión y socialización de información documental para los archivos en Cuba. Archivo Histórico Municipal. DESOFT. Disponible en Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

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