Digitalización: Herramienta que posibilitó la preservación del Fondo: Grupo Empresarial Azucarero Villaclareño.
Archivo Histórico Provincial Villa Clara



Una huella del pasado, en la senda del presente.
Artículos más Leídos
Artículos más Actuales
26 - 03 - 2017

Digitalización: Herramienta que posibilitó la preservación del Fondo: Grupo Empresarial Azucarero Villaclareño.

Ratio:  / 0
MaloBueno 

La conservación de los documentos constituye una problemática para los archiveros, pues con el paso del tiempo es inevitable el deterioro, ocasionado por diferentes factores extrínsecos e intrínsecos. Una de las alternativas para preservar la memoria histórica documental lo constituye el proceso de informatización y digitalización; teniendo en cuenta la revolución tecnológica, como una solución económica para almacenar gran cantidad de información en pequeños espacios, así como un soporte que permite la difusión masiva de la información con independencia del espacio y el tiempo.

La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados como: escáner y cámaras fotográficas digitales y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. Es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que brinda la tecnología, permite además preservar el original. Se pueden digitalizar documentos, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes, escrituras, documentos jurídicos, etc.

Teniendo en cuenta lo antes expuesto se determinó digitalizar el Fondo: Grupo Empresarial Azucarero Villaclareño, pues proporciona documentación que abarca la trayectoria del sector azucarero, data desde los años 1845-2001, reglón principal de nuestra economía por más de 150 años, sus cambios y transformaciones. Este proviene de diferentes sujetos productores y tiene variados nombres y estructuras. Pertenece a los Departamentos Económico, Contabilidad, Asuntos jurídicos y Sección de Análisis y Control de la Producción, que según sus funciones se identificaron series documentales tales como: Expedientes, Actas, Sub. Mayores, Informes, Registros, Contratos, Certificaciones, Libros, Manuales, Anuarios, Memorias, fotos, Planos y Legajos. Estos presentan cierto grado de deterioro, evidenciándose roturas, dobleces, manchas de óxido y de agua, perforaciones de insectos, presencia de micelio, por lo que prestar servicio con ellos constituía un riesgo mayor para su conservación.

En el Departamento de Conservación se llevó a cabo la limpieza y digitalización de los mismos y así preservar la información que suministran sobre las producciones azucareras, equipos de transporte, maquinarias empleadas, abastecimiento de cañas, comunicaciones, personal de la administración de los centrales en cada territorio dentro de la isla, etc.

La digitalización de estos documentos brinda grandes ventajas, entre las que se encuentran:

  • Agilidad y seguridad de acceso a los documentos.
  • La imagen digitalizada permite la visualización inmediata del documento, lo que hace que el tiempo de las personas que consultan la información sea optimizado y eficiente.
  • Acceso controlado y seguro. El documento original sólo puede ser visto y usado por una persona a la vez, mientras que un documento digitalizado puede ser consultado por varios individuos en tiempo real y realizar transacciones con el mismo.
  • Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad con el paso del tiempo.
  • La reproducción de una imagen almacenada en un soporte digital puede ser repetida tantas veces como se desee, produciéndose siempre un duplicado de la misma calidad que la imagen original.
  • El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida.
  • Reducción de costos. El costo de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada, pero una fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación y se encuentra en manos de una sola persona, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado y ser accedida por múltiples interesados.
  • Disminución de los recursos humanos para la organización y manejo de documentos físicos.
  • Reducción del espacio físico destinado al archivo de documentos, por un equipo de almacenamiento que cubra con la capacidad necesaria para el resguardo de toda la información.
  • Fomenta el no desperdicio de papel que se vuelve obsoleto conforme pasan los años.

A continuación se muestran algunas de las imágenes obtenidas.

Central Adela