Las Grabaciones Digitales por Medio de la Tecnología Óptica, Conservación y Preservación.
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Las Grabaciones Digitales por Medio de la Tecnología Óptica, Conservación y Preservación.

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Desde inicios de la civilización el hombre siempre tuvo la necesidad de comunicar información y de establecer relaciones entre ellos; es así como surgen los primeros soportes que contienen información y que se van desarrollando con el propio avance de la humanidad.

“Conservación de documentos. Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos.” (Rojas, 2013)

 

La conservación tiene un valor muy significativo para la perduración de los bienes culturales de cada región, conservación y restauración surgen para definir la disciplina en todo el ámbito patrimonial. Se utiliza para designar centros encargados oficiales con actividad científica, docente e investigador.

A decir de Irma Viñas "... Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro". (Viñas, 1988).

Preservación fue teorizada en el marco bibliotecario anglosajón en los años 60 como disciplina científica. Por preservación incluye las actividades administrativas y financieras como propiamente técnicas encaminadas a salvaguardar del deterioro a los documentos en archivos y bibliotecas.

La preservación puede definirse como el otorgamiento de un nivel apropiado de seguridad, control ambiental y almacenamiento; es la actividad asociada al mantenimiento de materiales de bibliotecas, archivos y museos para su uso en la forma física original o en algún otro formato. (Microfilm, microficha, vídeo, cinta de audio, discos, etc.).

La conservación y preservación de fuentes documentales le permiten a estas mantenerse en el tiempo y poder ser consultadas por sus usuarios con mayor calidad y presencia, la importancia de que cuán mayor rigurosa esta sea le permitirá al documento evitar ser restaurado; siendo la restauración la ultima etapa para salvar el contenido del mismo, a decir de Carolyn Rose: “para desarrollar un programa realista de conservación de necesita más atención preventiva y menos restauración, tanto como investigación para aumentar nuestros conocimientos y lograr identificar y retrasar los mecanismos de deterioro. Por consiguiente un programa de conservación debe tener los elementos siguientes: atención preventiva, tratamientos apropiados e investigación” (Rose, 1992).

Los estudios sobre la conservación preventiva de documentos electrónicos han sido los menos fundamentados y tratados por los investigadores. Tomándose como muestra la Colección Multimedia de la Sala de Gestión de la Biblioteca Provincial: “Martí” de Villa Clara, se pretenderá preservar la misma y que perdure un poco más en el tiempo evitando la restauración de estas fuentes.  Los pocos recursos disponibles son premisa a tener en cuenta para la realización de este plan de medidas, -mayor resultado del estudio- asimismo, no se puede perder de vista la forma en que se realizaría este proceso de preservación en un estado “ideal” debido a que se tendrán en cuenta aspectos a nivel internacional que aunque la organización no pueda acceder a ellos.

Teniendo en cuenta lo sensible que son los materiales que se utilizan para la creación de este tipo de soportes, además de la fragilidad y poca durabilidad, se basa el diagnóstico y el posterior plan de preservación para minimizar los daños que puedan ser ocasionados a esta tipología documental. El objetivo general del estudio es proponer un plan de medidas preventivas para la Colección Multimedia de la Sala de Gestión de la Biblioteca Provincial “Martí” de Villa Clara.

Materiales y Métodos:

El estudio que se presenta, clasifica como investigación aplicada, ya que la misma, a partir de los postulados teóricos, intenta solucionar los problemas detectados, sentando las bases para la aplicación inmediata de los resultados obtenidos y modificar así la realidad descrita. De igual forma se puede establecer que la presente investigación, para responder a la problemática planteada, combina metodologías con enfoque cualitativo.

Como método empírico, se empleó, la Observación y el Análisis documental clásico. Para el diseño del servicio se empleo la metodología desarrollada por la Biblioteca Nacional: José Martí, bajo el título: Planilla de Diagnóstico para Bibliotecas y Archivos, dada su funcionalidad a la hora de describir los procesos para la posterior implementación, desarrollo y mantenimiento de un plan de medidas preventivas.

Los Soportes con Grabaciones Digitales por Medio de la Tecnología Óptica. 

Los soportes con grabaciones digitales por medio de la tecnología óptica presentan una tipología de fácil identificación; se identifican como este tipo de documentos como los CD, los discos M-O (magnéticos ópticos) – aquellos que pueden grabarse por ambas caras- y los DVD. Existen tipologías dentro de estas clasificaciones. Los CD puede ser: CD-ROM (solo lectura), CD-R (recordable, que deja la copia abierta) y los CD-RW (rescribible). Los discos DVD también tienen sub-tipologías dentro de su clasificación: DVD-ROM, DVD-R, CD-RW y DVD-RAM; todas estas clasificaciones poseen las mismas especificidades que las anteriores.

Los soportes con grabaciones por medio de la tecnología óptica son, por su composición materia, más sensibles a sufrir daños irreparables. A criterio León, H: “Algunos de los factores de deterioro más comunes son: sustancias adhesivas de las etiquetas pueden ocasionar un ataque químico al barniz protector, son sensibles al polvo y la superficie se puede dañar fácilmente, sus capas protectoras son más sensibles por lo que son más propensos a las ralladuras, utilización de soluciones para la limpieza, sensibles a los cambios bruscos de temperatura, sensibles a índices extremos de humedad y temperatura, incidencia de la luz y el calor, ataques de Geotrishim (hongo que se alimenta del soporte plástico de los CDs) y los cambios de soporte y evolución de las tecnologías.” (León, 2006).

Existen varias formas de preservar; puede ser a través de la restauración, encuadernación y conservación. Se realiza la misma para contrarrestar los factores de deterioro de los documentos; estos en esencia son: factores físico-ambientales, factores químicos, factores biológicos.

La conservación se refiere al tratamiento de los materiales de bibliotecas y archivos, obras de arte y objetos de museo para estabilizarlos físicamente manteniendo su supervivencia durable el mayor tiempo posible en su forma original. (Rodríguez, 2007) 

Conservación Multimedia. Estudio de Caso en la Biblioteca Provincial: “Martí” de Villa Clara. 

Para el diagnóstico de la colección multimedia se utiliza la metodología planteada por la Biblioteca Nacional: José Martí, bajo el título: Planilla de Diagnóstico para Bibliotecas y Archivos. Bajo los presupuestos y pasos de la metodología de detectan las siguientes problemáticas relativas a la colección objeto del análisis.

Descripción de la Colección: La colección multimedia arriba a la institución en el año 2001 y cuenta con 47 ejemplares de los cuales se identifican: composiciones musicales, audiovisules, multimedias propiamente dichas y grabaciones con selecciones de documentos electrónicos. En cuanto a la ubicación geográfica de la sede, la sala de gestión pertenece a la biblioteca objeto del análisis, la misma se encuentra ubicada en el centro de la ciudad de Santa Clara. Las condiciones constructivas del local son catalogadas de bien en todos sus aspectos. La colección multimedia esta ubicada espacialmente en el lugar adecuado; en la Sala de Gestión, existe un estante que contiene toda la colección y que sirve de resguardo de la misma.

Las condiciones constructivas del depósito son evaluadas todas de bien. No existen en los depósitos utensilios de limpieza, muebles en desuso, y otros materiales que sirvan de hábitat a insectos  y roedores, así como objetos que contribuyan a la acumulación de polvo. Se utilizó madera para confeccionar el mobiliario del depósito, las condiciones físicas del mobiliario son evaluadas de regular debido a que el mismo posee cierto nivel de deterioro. Las condiciones de alojamiento de los materiales se realizan de forma horizontal y se evidencia manipulación incorrecta en cuanto al uso de los documentos.

Las condiciones ambientales del depósito en cuanto a la ventilación es artificial, para ello se emplea aire acondicionado; como problemática detectada se muestra que solamente el equipo funciona 8 horas y por tanto las fluctuaciones de temperatura afectan aún más las multimedias.

La iluminación que se emplea en la sala es incandescente y esta activa durante el horario laboral de la institución. Se registra una temperatura de 24 grados Celsius y la humedad relativa de alrededor del 70%. Se detecta una carencia de equipos controladores del clima como deshumificadores, psicrómetros y termohidrógrafo. Las condiciones generales de la colección es bueno, puede afirmarme que el total de los 47 documentos están en buen estado. No se detectan daños causados por factores biológicos, físicos y químicos, asimismo no se producen daños causados por accidentes. En cuanto a daños causados por factores humanos, se detecta que los discos se encuentran en riesgo por causa de la mala manipulación inadecuada y las malas prácticas, el estado de la media (tinta): se puede catalogar como regular.

De las medidas de prevención existentes, puede afirmarse que poseen extintores actualizados dentro de la sala, asimismo cuentan con un plan contra desastres. La sala no cuenta con un sistema de detección de incendio, ni se fumiga contra insectos y roedores. En cuanto a la Seguridad y vigilancia de las colecciones la sala carece de alarma contra intrusos. El mantenimiento se realiza mensualmente con la limpieza de la sala ya las colecciones, para ello utilizan paños de algodón. El personal que realiza el mantenimiento posee conocimientos básicos sobre el tema, aunque se debe profundizar más sobre las características de los soportes con grabaciones por medio de la tecnología óptica

La valoración general del diagnóstico tanto de la sede como de las colecciones es bueno, la visita se realizó el 22 de junio de 2013. Se registraron otros criterios de personas que laboran en la institución:

El custodio de la colección plantea previamente que las fichas colocadas en las cajas protectoras de los documentos, está ubicadas concientemente para la localización y recuperación de las multimedias.

Se registra el criterio del conservador en el momento de la visita, este expone que no se ha realizado este tipo de diagnóstico a la sala ni a la colección multimedia de la misma.

Otros aspectos relevantes: El estante donde se almacenan las fuentes permanece cerrado por los que protege a los CDs del polvo, sin embargo las cajas quedan entreabiertas por causa de la ficha que esta colocada dentro de las mismas. La instalación esta adecuadamente limpia. La puerta de la sala es abierta frecuentemente por lo que propicia que entre polvo al local; existe un aire acondicionado que climatiza la sala; pero no existe un deshumificador para extraer la humedad.

Plan de Medidas Preventivas para la Conservación de la Colección Multimedia. 

Luego de haberse diagnosticado el estado de la sede (Sala de Gestión) y la colección multimedia en la Biblioteca Provincial: “Martí” de Villa Clara, se elabora un plan de medidas preventivas con el objetivo de preservar los documentos. Estas medidas deberán adecuarse a las características del centro y  la tipología documental al tratarse de CDs, el soporte en el que se almacenan las multimedias.

  1. Se propone un cambio de mobiliario para almacenar la colección multimedia por una estantería metálica ya que la estantería de madera es menos duradera y atrae insectos; además de que el estado de la estantería actual se clasifica de regular ya que tiene cierto nivel de deterioro.
  2. Se propone ubicar las fichas catalográficas que describen a los documentos en otro lugar que no sean las propias cajas protectoras de los CDs ya que esto trae consigo una manipulación adicional y por tanto el movimiento y paulatino deterioro de las fuentes.
  3. Se recomienda mantener la ventilación artificial todo el tiempo a fin de que las condiciones climáticas del local no varíen y se produzcan cambios bruscos de temperatura que puedan afectar a los documentos.
  4. La temperatura dentro del local debe ser estable y no exceder los 30 grados centígrados.
  5. Se recomienda la adquisición de equipos controladores de clima como: deshumificador, psicrómetro y termohidrógrafo. Es necesaria la adquisición de un deshumificador debido a que la humedad relativa no debe exceder el 60% en el local.
  6. Evitar el contacto de la superficie de los CDs con las manos; se deben manipular por los bordes para evitar rozaduras y ralladuras.
  7. Para la limpieza de las multimedias se recomienda la utilización de guantes y una tela de zatín; especialmente se recomienda la adquisición de pistolas de aire para la limpieza de los documentos ya que partículas que queden en la superficie al ser limpiadas con una tela pueden rayar o dañar el barniz.
  8. Se recomienda limpiar del centro hacia fuera, colocarlos en sus estuches protectores y no utilizar productos químicos comerciales para su limpieza por lo que se propone la utilización de soluciones para la limpieza destinada a esta tipología documental.
  9. Se recomienda indagar acerca de si los discos no están protegidos contra escritura para hacer copias de los mismos y evitar así que no se pierda la información. En caso de que los CDs puedan ser copiados se deberán hacer copias de respaldo y almacenarlas en lugares establecidos.
  10. En el caso de que los CDs se dañen se recomienda –en caso de poder ser copiados- aplicar softwares para sacar la información de los mismos a fin de que pueda ser consultado estos datos.
  11. Se recomienda no dejar los CDs dentro del CPU.
  12. No escribir con cualquier plumón, ni lápiz, ni lapicero; tener en cuenta que las sustancias químicas pueden dañar la pintura o portada exterior de las fuentes.
  13. En caso de que la institución proponga una política de adquisición de este tipo de fuentes documentales; proponer que la misma contenga que los documentos que ingresen posean buena calidad de la materia prima.
  14. Evitar colocar en los CDs sustancias adhesivas de las etiquetas pueden ocasionar un ataque químico al barniz protector.
  15. Mantener la limpieza del local –aunque en este caso este adecuadamente higienizado- ya que las multimedias son sensibles al polvo y la superficie se puede dañar fácilmente. Se recomienda destinar dos días a la semana para la limpieza del local.
  16. Evitar el contacto con otras superficies y el exceso de manipulación ya que las capas protectoras son más sensibles por lo que son más propensos a las ralladuras.
  17. Impartir talleres para que todos los trabajadores tengan  conocimiento de los planes de evacuación existentes y de las características de este tipo de fuentes de información.
  18.  Mantener actualizado el plan anti-catástrofes de la institución a manera general.

Conclusiones:

  • La conservación preventiva de documentos posibilita el mantenimiento de las colecciones, alargando su vida útil y evitando la restauración.

 

  • El diagnóstico del nivel de conservación de la Colección Multimedia de la Sala de Gestión de la Biblioteca Provincial: Martí de Villa Clara,  arrojó que el el estado de la conservación de la colección objeto del análisis es excelente y los demás aspectos de regular.

 

  • Se confeccionó un plan de medidas preventivas para la Colección Multimedia de la Sala de Gestión de la Biblioteca Provincial: Martí de Villa Clara teniendo en cuenta los resultados del diagnóstico y propiciando así prolongar la restauración de los documentos de la colección.

Bibliografía:

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SABURIT, A. B., GONZÁLES, A. E. C., NAVARRETE, D. C. & FERNÁNDEZ, Y. M. 2004. Lineamientos para la conservación de documentos en la Biblioteca Médica Nacional de Cuba. La Habana.: Infomed.

TENREIRO, Y. P. 2000. Medidas Urgentes de Conservación en Intervenciones Arqueológicas. Primera Edición ed. Universidad de Santiago de Compostela: Galicia, España.

VAILLANT, M. (1996), ״Principios básicos de la conservación documental y causas de su deterioro״

VARGAS, G. M. (1996). Paradigmas conceptuales en Conservación. Bogotá.

VERGARA, J. 2002. Conservación y restauración de material cultural en archivos y bibliotecas, Valencia, Biblioteca Profesional.

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