LA CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES E INVESTIGACIONES EN LA OFICINA DE ASUNTOS HISTÓRICOS DEL CONSEJO DE ESTADO
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LA CONSERVACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES E INVESTIGACIONES EN LA OFICINA DE ASUNTOS HISTÓRICOS DEL CONSEJO DE ESTADO

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   La Oficina de Asuntos Históricos de la Presidencia ―a partir de 1976 del Consejo de Estado―,  tiene como objetivo principal preservar la memoria histórica de la guerra de liberación nacional (1952-1958) y que constituye uno de los archivos más completo sobre la misma en Cuba, tanto por el número de exponentes como en la variedad de soportes que lo integran. Al trabajo archivístico se le unieron más adelante las investigaciones históricas, la labor editorial y las realizaciones audiovisuales e informáticas.

 

   El patrimonio histórico que se atesora constituido por documentos, fotos, imágenes dinámicas en soportes diversos, grabaciones de audio, testimonios escritos o transcritos, prensa pública nacional y extranjera, prensa clandestina, libros, folletos, revistas y otros impresos, información cartográfica en mapas, croquis y maquetas y objetos de valor patrimonial conforma las bases documentales en que se apoyan las investigaciones relacionadas con esta etapa decisiva de la historia más reciente de la Patria.

   Una preocupación y ocupación de la Oficina ha sido desde su fundación por Celia Sánchez Manduley el 4 de mayo de 1964,  la conservación de sus fondos y como parte de la misma, las acciones de reprografía para garantizar su protección y un acceso de los usuarios a los mismos que proteja y no dañe los originales. Además con la utilización de las actuales tecnologías de la información se dan pasos para una mayor accesibilidad y difusión de las colecciones y el acceso de nuestros usuarios.

   El trabajo ofrece información sobre el contenido del archivo y sus investigaciones y en especial las experiencias obtenidas en la aplicación de las tecnologías de la información y su correspondiente impacto social; representadas en la digitalización y microfilmación de los fondos, el procesamiento archivistico y su recuperación para el servicio a los usuarios, la elaboración de materiales audiovisuales de gran valía y el diseño de un boletín digital de fácil manejo y amplia difusión.

DESARROLLO:

  La Oficina de Asuntos Históricos contiene un archivo que atesora documentos,  que corresponden en su gran mayoría a la Guerra de Liberación Nacional, agrupados en los Fondos personales de Fidel Castro, Raul Castro, Celia Sánchez y Ernesto Guevara, y en los Fondos Ejército Rebelde y Lucha Clandestina, que agrupan la documentación de los frentes guerrilleros y de la lucha clandestina del Mov. Revolucionario 26 de Julio, tanto en Cuba como en el exilio además de una colección de documentos personales de varias destacadas personalidades revolucionarias. Además existe documentación relacionada con los Gobiernos, partidos políticos, otras organizaciones, las actas del Consejo de Secretarios y de Ministros de 1902 a 1976 y causas judiciales en la República neocolonial. Es además la encargada de conservar el Fondo José Martí, que contiene toda la documentación original de nuestro héroe nacional y de una pequeña colección del Siglo XIX con documentos de Máximo Gómez, Antonio Maceo, Julián del Casal y otras personalidades.

   Del período de la revolución en el poder existe variada documentación sobre el Gobierno Revolucionario en los años 60, Playa Girón, Crisis de Octubre y de algunas figuras del Gobierno Revolucionario, fundamentalmente Osvaldo Dorticós, Carlos Rafael Rodríguez y Pastorita Núñez, que están pendientes de procesar.

   Nuestra Fototeca contiene fotografías y negativos que se corresponden en gran medida con la organización y contenido del depósito de documentos. En nuestro depósito sonoro y audiovisual existen más de 1000 cintas y cassetes de audio, más de 300 discos de vinilo y masa de 200 materiales tanto fílmicos como en video. También conservamos más de 3000 objetos museables, tanto de la guerra de liberación, como posteriores al triunfo revolucionario del 1. de enero de 1959 y algunos vinculados a las luchas independentistas del siglo XIX.

   La Hemeroteca de la Oficina posee una de las colección más amplia de prensa clandestina del periodo 1952 y 1958 del pais, y contiene además colecciones de periodicos y revistas de antes de 1959 y posterior al triunfo revolucionario.

    Toda la documentación señalada anteriormente presenta como regla un buen estado de conservación, pero estaba necesitada del adecuado procesamiento archivístico, según las normas internacionales, por lo que desde el año 2009 luego de concluidas las obras de renovación constructiva y tecnológica de la institución, comenzó el despliegue de un proceso de reingeniería organizacional  y procesal, que permitió una reorganización interna funcional del archivo en varias áreas de trabajo (Procesamiento, Servicios de Información, Conservación y Restauración e Informática)  con énfasis en la labor técnica colectiva. Este proceso ya tiene sus primeros resultados con el despliegue de un sistema informático para el procesamiento de la documentación y la gestión del archivo encargado a la Universidad de Ciencias Informáticas, que ya tiene implementada una segunda versión, más funcional y abarcadora, concluyéndose primeramente el procesamiento del Fondo Celia Sánchez, que sirvió de pilotaje de la implementación de los cambios y posteriormente los Fondos Fidel Castro y Che Guevara, aplicando las tecnologías informáticas, por medio de las cuales los usuarios accederán a la organización del archivo y la consulta de los fondos y los documentos que les sean aprobados, sin utilizar los originales, y sobre todo realizar una rápida recuperación de la información, reduciendo los tiempos de búsqueda y acceso.

   La conservación y la reprografía forman parte del proceso de reingeniería que se ejecuta en la Oficina. A partir de la consulta de la literatura actualizada sobre el tema y el criterio de expertos del personal técnico de la Oficina y de otras instituciones afines, como el Archivo Nacional[1], la Universidad de la Habana y la Universidad de las Ciencias Informáticas, se resume a continuación las siguientes ideas programáticas sobre estos importantes procesos en el Archivo de la Oficina:

  1. La primera y más eficiente forma de conservación de la documentación es asegurar las mejores condiciones físico-ambientales[2], entiéndase por esto las características arquitectónicas y estructurales del inmueble, los soportes en que se conservan los materiales (archivos metálicos, cajas y fólder de cartón con PH neutro, etc), contar con el equipamiento que permita alcanzar los parámetros de temperatura y humedad recomendados internacionalmente y tener instalados sistemas avanzados de protección y extinción contra incendios. A todo lo anterior debe estar unido el trabajo del hombre, es decir, la eficacia y profesionalidad del personal técnico que al cumplir las normas establecidas en la manipulación, conservación y restauración aseguran una larga vida al documento.
  2. Como complemento de lo anterior hemos retomado el criterio internacionalmente de que para una mayor seguridad, la documentación de un archivo debe estar microfilmada. La microfilmación es hasta hoy el soporte de conservación que asegura la mayor durabilidad y que evita en primera instancia la manipulación de los originales, además es una tecnología más estándar, está normalizada a nivel internacional y se considera con valor legal para cualquier proceso de autentificación.
  3. La digitalización es de más reciente introducción y permite en primer lugar acelerar notablemente los procesos técnicos de tratamiento archivístico y un acceso rápido por el usuario a la búsqueda de información, además de evitar el acceso directo a los originales. Por el constante progreso de la tecnología y las propias características de los soportes, que son más vulnerables a virus y fallas técnicas y humanas, y que no garantizan a largo plazo una eficiente conservación de su contenido, no sustituye a la microfilmación sino más bien  la complementa.

En la actualidad no se concibe un archivo moderno que no esté digitalizado. Este es un proceso complejo que requiere de tecnología pero que una vez ejecutada la inversión se recupera por el valor agregado de las múltiples opciones que permite tanto al usuario como a los procesos internos del archivo. A nivel internacional se han planteado diversos requisitos técnicos para ejecutar este proceso. En Cuba el Archivo Nacional trabaja en los respectivos lineamientos.[3]

  1. Lo más avanzado en tecnología y en calidad de los procesos es poder realizar la microfilmación y la digitalización de la conservación de forma simultánea a partir de la utilización del escáner híbrido, pero tiene un alto costo financiero, por lo que en nuestras condiciones deben realizarse de forma separada utilizando la tecnología que se disponga u otra que se adquiera para estos fines.
  2. Tanto para la microfilmación como para la digitalización se recomienda internacionalmente que como mínimo se requieran dos generaciones de soportes (copias), guardados en lugares diferentes para evitar contaminación o destrucción.

   La reprografía es el conjunto de técnicas para copiar documentos, que comenzaron a utilizarse en los archivos en los años 50 del siglo pasado,  integrando:

-            La fotocopia

-            La fotografía.

-            El microfilme.

-            La digitalización.

-            La copia digital impresa.          

   Para crear las condiciones óptimas de conservación, la Oficina de Asuntos Históricos fue sometida a un proceso de remodelación constructiva y modernización de su equipamiento que permitió mejorar las condiciones físico-ambientales de la documentación, que puede resumirse en los siguientes aspectos:

-       Ubicación de sus depósitos en la primera planta del edificio, lo cual soluciona los problemas de peso de la estantería y la documentación, la accesibilidad y una respuesta rápida en caso de contingencias, garantizándose que las paredes no retengan humedad, no existan filtraciones en los techos y la iluminación sea la adecuada, utilizándose lámparas dicroicas.

-       Montaje de estantería metálica móvil, que garantiza un uso más racional del espacio y mayor protección.

-       Adquisición de contenedores y fyle de PH-neutro.

-       Instalación de sistemas de enfriamiento y control de humedad con un sistema de automatizado en su funcionamiento que hacen más confiable el sistema y permite que las manejadoras de cada depósito mantengan la temperatura y la humedad requerida.

-       Instalación de un sistema integral de detección de incendios, con sensores en todo el edificio y panel automático de control, que incluye la extinción por gases en caso de incendio en los depósitos.

-       Grupo electrógeno de emergencia.

   Muy importante es la labor del Conservador del Archivo y los responsables de depósitos, que de manera conjunta garantizan la correcta manipulación de la documentación, las limpiezas técnicas para evitar el polvo y el proceso de traslado en caso de la prestación de  servicios, el procesamiento técnico o las acciones de reprografiado, para evitar cambios bruscos de temperatura. Toda la documentación se manipula con guantes cumpliendo las normas establecidas. Este proceso incluye el tratamiento a la documentación de nuevo ingreso.

   Si bien garantizar las condiciones físico-ambientales es importante para la conservación de la documentación, una correcta política de reprografiado, garantiza una conservación más efectiva y segura. Ha continuación reseñamos estos procesos en la Oficina.

   El Fotocopiado: Como su nombre lo indica, es una copia exacta del original, respetando el mismo ordenamiento del documento en su soporte digital, convirtiéndose la misma en el fondo de utilización al alcance del usuario. En la actualidad es la forma más usual en que se brinda el servicio, estando fotocopiados todos los documentos de José Martí, Fidel Castro, Raúl Castro, Che Guevara, Celia Sánchez, Juan Almeida, Camilo Cienfuegos, Vilma Espín, Faustino Pérez, Melba Hernández, Armando Hart, Haydee Santamaría, René Ramos Latourt, Jesús Montané y Marcelo Fernández Font.

Por su alto costo en papel e insumos no debe extenderse su práctica al resto de la documentación del archivo, sino destinarla al completamiento de los fondos que ya fueron fotocopiados, para que conserven su uniformidad con los originales.

   La Fotografía fue otro procedimiento que se utilizó en la Oficina para la conservación y el servicio de la documentación, dotándose en el laboratorio Fotográfico de una técnica avanzada para su época, pero que en la actualidad no puede mantenerse por el costo de los insumos y la obsolescencia del equipamiento, previéndose crear las condiciones para la reproducción de las fotos en blanco y negro y las pruebas de contacto que sean imprescindibles como complemento a la fototeca.

   El Microfilme como ya fue explicado es el medio más confiable para la conservación y protección a largo plazo de la documentación, generando en un pequeño espacio la duplicidad de un alto volumen de documentos, que bien conservados pueden durar según investigaciones teóricas hasta 400 años, pudiéndose leer con el auxilio de un lector de microfilm, reproducirse en papel fotográfico o convertirse con las nuevas tecnologías en una imagen digital.

   Por indicación expresa de Celia Sánchez se montó un laboratorio de microfilmación en los años 70, que aún hoy a más de 40 años funciona a pesar de que estuvo paralizado casi 20 años. El costo de los insumos, y sobre todo las dificultades para la  importación de las películas y el material químico de revelación y fijación encarecen este proceso, unido a la falta de piezas de repuesto.

   Por la dedicación del técnico en microfilmación y la colaboración del Archivo Nacional y la Biblioteca Nacional recientemente se reanudó este proceso, concluyéndose el Periódico Revolución, todos los ejemplares de los diversos órganos de la prensa clandestina de nuestra hemeroteca, la documentación de los Fondos José Martí, Fidel Castro y Celia Sánchez.

   El objetivo de la Oficina es mantener la microfilmación de la documentación, procediendo a microfilmar  los documentos que no lo fueron en su momento de cada uno de los fondos que vayan concluyendo su procesamiento según el proyecto de reingeniería que se realiza en el archivo.

   Los microfilm se destinarán fundamentalmente a la conservación no al servicio, salvo en casos excepcionales. En la prensa histórica se harán copias en positivo para la prestación de servicios, con la instalación del correspondiente lector de microfilm.

   La Digitalización, es la técnica y el soporte de conservación más actual y también el más polémico en cuanto a sus posibilidades futuras de perdurabilidad en el tiempo o la obsolescencia del equipamiento por el cambio vertiginoso de los soportes de almacenamiento.

   Debe precisarse que no existe un enfoque único para los proyectos de digitalización; este aspecto está condicionado por los numerosos tipos documentales que existen, los diferentes tipos de usuarios a quienes va dirigido el producto digital y la proliferación o desarrollo de formatos digitales, pero si se han establecido conceptos generales que deben dominarse por todo el personal implicado en un proyecto de digitalización, como la secuencia tecnológica del proyecto de digitalización y del flujo de la documentación a digitalizar.

   El proyecto de digitalización de la Oficina es una tarea signada por criterios consensuados, que involucran desde un jefe o especialista principal, a los archiveros, al personal de restauración por si es necesaria alguna acción previa sobre los originales o se debe desencuadernar un documento compuesto, técnicos de escaneo, técnicos encargados del control de calidad y de la entrada de los datos, además del personal encargado de las bases de datos que deberá integrar los metadatos y las imágenes en un recurso coherente (el objeto digital), el administrador de sistemas o de la red, pues deberán ponerse en práctica cuestiones relacionadas con la seguridad y requisitos de acceso a lo que se expondrá en la Web y el que diseñe la interfase del usuario entre otros muchos posibles actores.

   La labor de digitalización tiene dos vertientes en nuestra Oficina.

  1. Digitalización profesional de la documentación de nuestros archivos, que comenzó a ejecutarse en la institución desde de julio del 2010, teniendo como objetivo archivar digitalmente los fondos que existen en la oficina para lograr su conservación. El Fondo Celia Sánchez Manduley, constituyó el pilotaje de este proceso, utilizándose una resolución de  300 pixels por pulgadas  y formato TIFF, que aseguran la mejor compresión y calidad de imagen y recientemente fue concluido el Fondo José Martí. Estas imágenes se preservan actualmente en tres soportes:

a)     En un servidor para la prestación de servicio que contiene las imágenes comprimidas para insertarlas en el sistema automatizado de gestión del archivo, por lo que el usuario puede acceder a los documentos del Fondo Celia y verlos en formato digital sin necesidad de utilizar los originales o la fotocopia de estos.

b)     En un NAS, dispositivo de gran capacidad de almacenamiento.

c)     En DVD

  1. El aseguramiento a la prestación de servicios archivísticos, en aplicación desde el 2009, que permite que los servicios aprobados que lo necesiten se entregan al usuario digitalizado, ya sea en TIFF o en JPG a la resolución que se solicite.  Para el aseguramiento de este proceso la Oficina dispone de una red informática interna con 32 puntos de red, un laboratorio de digitalización con scanner no profesionales en 3 puestos de trabajo y los servidores correspondientes.

Paralelamente se ha trabajado en la digitalización de otros soportes, como son los objetos museables, las grabaciones en audio, los cassetes de video y las películas en celuloide, con la colaboración de  otras instituciones y de personal especializado contratado.

   En el caso de los soportes en audio está muy avanzado en los discos de vinilo, que se digitalizan para conservarlos y también para brindar servicios. En este caso se conserva una versión digital con la calidad original del disco y otras dos ya con la limpieza técnica realizada que permite rescatar la calidad de audición, uno sin comprimir para la conservación y otro comprimido para la prestación de servicios.

   Los casetes de video, que no eran posible visualizarlos al no contar con los reproductores ya obsoletos, quedarán digitalizados todos los que reunían las condiciones técnicas, por lo que nuestros usuarios podrán tener acceso a la documentación contenida en ellos, incluyendo entrevistas a combatientes. Se trabaja en la digitalización de las películas en celuloide y de las cintas magnetofónicas, con lo cual se elevará el acceso de nuestro archivo sonoro, uno de los más importantes del país sobre la Guerra de Liberación Nacional.

   El servicio de copia digital impresa en los documentos en papel y las fotografías, se realiza a partir de solicitudes y autorizaciones muy puntuales, por el costo de los insumos, destinándose fundamentalmente esta variante de reprografia a las pruebas de contacto, tan necesarias para dejar constancia del servicio o la correspondiente identificación.

   Otra área de trabajo en que la Oficina ha emprendido acciones con el auxilio de las tecnologías informáticas es la promoción de sus servicios, actividades e investigaciones y sobre todo de la historia del periodo principal objeto de estudio (1952-1958).

   Con la colaboración de la Dirección de Informática Educativa del MINED se trabaja en el proyecto de las visitas virtuales a sitios e instalaciones patrimoniales de gran significación histórica y en su mayoría vinculada al período histórico que fundamentalmente atiende la Oficina. Están concluidas las visitas virtuales de Birán, la dedicada a la Epopeya del Granma hasta el reencuentro de Fidel y Raúl y otros expedicionarios en Cinco Palmas, la Casa Natal de Celia en Media Luna y el Ámbito Martiano Cubano.

   En el área de Investigaciones históricas se destacan como resultados concluidos o en ejecución en lo que va de siglo XXI, las siguientes:

  • Cronología de la lucha revolucionaria entre 1955 y 1958, en 4 tomos.
  • El Moncada, la Respuesta Necesaria.
  • La Palabra Empeñada: Los preparativos de la Expedición del Granma.
  • El Retorno Anunciado: La expedición del Granma hasta el reencuentro en Cinco Palmas.
  • Diarios de la Guerra en el I Frente en la Sierra Maestra. 3 tomos (1956 a Sept. 1957)
  • Las relaciones del Gobierno Norteamericano y el Mov. 26 de Julio entre 1957 y 1958.
  • La lucha guerrillera en la Provincia de Las Villas.
  • Estudio del perfil socio-político de los participantes en las acciones del 26 de julio de 1953.

[1] El Archivo Nacional de Cuba es el centro rector del sistema nacional de archivo. El Decreto-Ley 265/2009 regula sus funciones y el funcionamiento del sistema, responsabilizándolo con la elaboración de las normativas metodológicas que rigen el sistema. En la actualidad se trabaja en la reglamento del decreto Ley. El Decreto-Ley reconoce a la Oficina de Asuntos Históricos del Consejo de Estado como archivo histórico.

[1] El Archivo Nacional a través de la Resolución Ministerial No. 41/2009 del CITMA, puso en vigor los Lineamientos para la conservación de las fuentes documentales.

 

[1] Un proyecto de Lineamientos de Digitalización está elaborado por el Archivo Nacional, al cual ha tenido acceso el autor.

 

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