Sistema de información en el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara
Villa Clara con Todos
Artículos más Leídos
Artículos más Actuales
24 - 03 - 2019
Aviso
  • La cuenta de Invitado no está configurada correctamente. Por favor establezca la opción 'Nombre de usuario invitado' de manera que corresponda a un nombre de usuario registrado. guest_username="Invitado"

    --
    yvComment solution, version="2.00.4"

Sistema de información en el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara

Ratio:  / 0
MaloBueno 

   Introducción                                                                                          

La información ha sido un elemento esencial en la formación y desarrollo de la sociedad humana, en la actualidad las tecnologías de información y comunicación han influido significativamente en agilizar el acceso a la misma en cuanto a la cantidad, disponibilidad y tiempo de respuesta de los sistemas. Por esta razón, es preciso contar con estrategias que permitan realizar búsquedas organizadas, localización y análisis sistemático de la información recopilada, procesamiento analítico y presentaciones claras y concretas de nuevos conocimientos

No cabe ninguna duda que la creación de Internet constituyó un gran paso en la accesibilidad de información, el cual vino seguido de una herramienta que revolucionaria los sistemas de comunicación de Información existentes hasta ese momento: La Web.

Teniendo en cuenta que la efectividad de las decisiones depende directamente de la disponibilidad y la calidad de la información al momento de decidir, se desarrolla  un sistema que organiza el flujo y acceso a la información. Es por ello que se  trabaja en la implementación del mismo, utilizando como infraestructura tecnológica un Sistema de Gestión de Contenido (CMS por sus siglas en inglés), el CMS que se escogió fue Drupal en su versión 7.9, montado en un servidor WAMP5 que soporta como servidor Web  Apache 2.2.6, lenguaje de Programación PHP 5.2.5 y como Sistema Gestor de Base de Datos MySQL Server versión 5.0.45.

Pregunta de investigación:

¿Cómo diseñar  e implementar un sistema de información para el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara?

Para darle solución a la pregunta, la investigación se propone los siguientes objetivos:

Objetivo General:

Elaborar un sistema de información para el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.

Objetivos Específicos:

  • Analizar referentes teóricos sobre diseño e implementación de sistemas de información.
  • Diagnosticar el estado de la explotación de los recursos de información.
  • Diseñar e Implementar el sistema de información del AHPVC.

Métodos y técnicas de investigación

  • Se  realizó una investigación cualitativa descriptiva no experimental donde se utilizaron métodos teóricos y empíricos, entre ellos: Histórico lógico (par determinar historia y evolución de los referentes teóricos).Inductivo-Deductivo (para determinar las características del diseño web atendiendo a las peculiaridades y necesidades de los usuarios potenciales). Analítico-Sintético (para sistematizar contenidos teóricos metodológicos y el establecimiento de los diferentes sistemas dentro del servicio). Análisis documental clásico (Búsqueda de información sobre Arquitectura y diseño de Información). 

Epígrafe # 1: Fundamentos Teóricos Conceptuales

1.1 Arquitectura de Información

Partiendo de los sólidos principios clásicos de la ciencia de la información tradicional (principalmente de la disciplina de la organización y la representación del conocimiento), la arquitectura de  nació hacia finales de los años 90 (Morrogh, 2002; Wurman, 1997).

En términos generales podemos convenir que se trata de una disciplina encargada de estructurar, organizar y etiquetar los elementos que conforman los entornos informacionales para facilitar de esta manera la localización (y el acceso) a la información contenida en los mismos y mejorar así su utilidad y aprovechamiento por parte de sus usuarios (Pérez-Montoro, 2010).

Han sido múltiples los estudios realizados en función de esta disciplina según Ronda (2005)

Los divide en tres grandes grupos teniendo en cuenta el enfoque de sus investigaciones:

  • Enfoque en la organización de la información de la información para la organización. Transcurre desde la década del 70 hasta la década del 90. Dentro de sus principales exponentes encontramos a  Proyecto Xerox y Richard Saul Wurman.
  • Enfoque hacia el análisis, diseños y sistemas. Comprende los 80 y parte de los 90. Dentro de sus figuras se encuentran James C. Wetherbe, Douglas R. Vogel, Gordon B. Davis, Gary W. Dickson, James C. Brancheau, J. Zackman y Mellisa A. Cook.
  • Enfoque hacia el estudio de la plataforma Web. Tomó auge a partir de 1995 con el desarrollo de las nuevas tecnologías.Como autores más reconocidos tenemos a Jacob Nielsen, Paul Kahn, Lenk Krzysztof, Louis Rosenfeld y Peter Morville.

Richard Saul Wurman en el año 1975 define como Arquitectura de Información “el estudio de la organización de la información con el objetivo de encontrar su vía de navegación hacia el conocimiento y la comprensión de la información.” (Wurman, 1997)

Rosenfeld y Morville, afirman que es “el arte y la ciencia de organizar la información para ayudar a la gente a satisfacer sus necesidades de información.” (Rosenfeld y Morville, 2002)

Como se puede ver los enfoques y conceptos de Arquitectura de información han ido evolucionando en el transcurso del tiempo, debido tanto al desarrollo tecnológico como científico, adaptándose esta a sus características histórico-concretas. Por lo que la arquitectura de información se puede definir como el proceso de seleccionar, organizar y representar contenidos atendiendo a las necesidades implícitas y explicitas de sus usuarios potenciales.

1.2 Principios, Componentes y Tareas generales de la Arquitectura de Información

Según Algunos estudios realizados la arquitectura de Información se divide en cuatro principios y componentes básicos de la arquitectura de información  (Montes de Oca, 2004):

  • Sistemas de organización.
  • Sistema de etiquetado.
  • Sistemas de navegación.
  • Sistemas de búsqueda

Sistemas de la organización: "Los sistemas de organización están compuestos por: esquemas de organización y estructuras de organización. Un esquema de organización delimita las características compartidas de los elementos que integran el contenido y las influencias del agrupamiento lógico de estos elementos. Una estructura de organización define las relaciones entre los elementos de contenidos y los grupos de estos elementos." (Rosenfeld y Morville, 2002)

Sistemas de etiquetado: Las etiquetas constituyen una forma de representación. Tal como se utilizan las palabras para representar pensamientos, las etiquetas permiten representar un conjunto de información en un sitio web, ellas (las etiquetas) permiten la comunicación con los usuarios del web para mostrarles cómo está organizado el sitio y las posibilidades de navegación que presenta. Las etiquetas describen o designan los elementos que integran el sistema de navegación -Contáctenos, Download, Ayuda, etc.-; por esto, debe considerarse como un sistema que interactúa con las demás entidades sistémicas tratadas anteriormente.

Sistemas de navegación: La razón para diseñar correctamente un sistema de navegación (SN) radica en prevenir que los usuarios puedan hallarse perdidos frente a nuestro web y experimenten sensaciones de confusión, frustración e ira, entre otras. Desde la brújula, las señalizaciones urbanas y los sistemas de posicionamiento global, el hombre ha demostrado gran dificultad en el uso y diseño de las herramientas de navegación.

Sistemas de búsqueda: El diseño de un sistema de búsqueda para el web requiere de la consideración de numerosos aspectos que permitan determinar las razones que ameriten su implementación. Una razón importante a considerar es que sólo con implementar un motor de búsqueda para el sitio no se podrán satisfacer las necesidades de información de todos los usuarios, puede existir un gran número de ellos que opte por utilizar la herramienta que se le ha puesto en las manos, pero otro grupo de usuarios sólo intentará buscar la información que necesita de forma superficial -conocido como browsing- por medio de las facilidades que brinda el sistema de navegación.

Como cualquier esquema de la clasificación, éste tiene sus problemas. Por ejemplo, puede ser difícil distinguir sistemas de la organización de los sistemas de etiquetado (indirecta: usted ordena el contenido en grupos, y después etiqueta a esos grupos; cada grupo puede ser etiquetado en maneras diferentes). En tales situaciones, puede ser útil agrupar objetos de nuevas maneras. Tan antes de que cavemos en estos sistemas, presentaremos un método alternativo de categorizar componentes de la configuración de la información. Este método se abarca de asistentes de ojeada, las ayudas de la búsqueda, contenido y las tareas, y los componentes “invisibles”.

En las primeras etapas del ciclo de producción de un servicio de información se encuentra reflejado en una mayor medida el trabajo del arquitecto de información, donde los resultados de su trabajo aportan la información precisa para el resto del equipo de trabajo.

Han sido reflejadas por diferentes bibliografías los pasos a tener en cuenta para el desarrollo de la Arquitectura de información que al decir de Marrero (2008) de una manera simple comprenden:

• La definición de los objetivos del producto.

• El estudio del entorno, del mercado y los usuarios del producto.

• El descubrimiento y organización de contenidos que llevará el producto.

• La representación de los contenidos ya organizados que contendrá el producto, a través de los diagramas.

• El establecimiento del etiquetado del producto.

• La maquetación o prototipado del producto.

• Los test cíclicos de las maquetas.

• Los test del producto terminado.

• El posicionamiento del producto.

Donde cada una de las tareas complementa a las que les siguen, de una forma ascendente, de modo tal que no se debe violar el orden de las mismas, pues esto puede incidir en la Calidad Final del Producto.

Los cuales en trabajo de Ronda (2005) se traduce en las Siguientes etapas y tareas específicas:

Etapa de Planificación (donde se concibe el proyecto del producto)

  • Definición de los objetivos del producto
  • Investigación temática de lo que abordará
  • Estudios del entorno, mercado y usuarios
  • Selección de la información a usar
  • Definición de los procesos de la producción

Etapa de Organización (donde se diseña el producto) toma información suministrada en los pasos anteriores.

  • Organización de procesos
  • Organización de contenidos
  • Tabulación de los contenidos
  • Organización secuencial
  • Agrupación en categorías o clases.
  • Jerarquización de la información.
  • Asociación, relación de contenidos.

Representación de contenidos

  • Diagramación de los contenidos organizados (guión, mapas, flujos de datos, sintaxis de interacción)
  • Etiquetado del producto (texto que se usará en los títulos, subtítulos e hipervínculos del producto y el establecimiento de metadatos a los recursos informativos ya implementados.)
  • Maquetación (simulación real del producto, generalmente una propuesta funcional y organizada de lo que será el resultado final, pero sin acabado de diseño o programación)

Etapa de Ejecución (donde se confecciona el producto)

  • Programación y almacenamiento del producto (grabación, publicación, etc.)

Etapa de Control (donde se prueba el producto concluido)

  • Pruebas, test, controles de calidad

Etapa de uso del producto

  • Posicionamiento

Teniendo en cuenta la valides y exhaustividad de dicha metodología, se utilizará en el desarrollo de este proyecto, siendo completada en sus etapas iniciales.

Epígrafe # 2: Caracterización del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.

El Archivo Histórico Provincial de Villa Clara es una entidad pública  de carácter y jurisdicción territorial. Esta institución se desempeña como centro de gestión de la información adscrito al Ministerio de Ciencia Tecnología y Medio Ambiente (CITMA); rige la política el Decreto Ley 265 del Sistema Nacional de Archivos de la República de Cuba.

MISION:

El Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, es la entidad del Sistema de Ciencia, Innovación Tecnológica y Medio Ambiente, que dirige metodológicamente la política de Gestión Documental en el territorio; atesora, conserva, procesa y difunde la memoria documental que constituye legado histórico de la nación, para la prestación de servicios a la sociedad por profesionales especializados en la actividad archivística.

VISION:

El Archivo Histórico Provincial de Villa Clara logra la salvaguardia del acervo documental histórico y contemporáneo, para la diversificación de servicios científico-técnicos con calidad y la difusión del patrimonio documental que atesora en función de la sociedad.

OBJETO SOCIAL

De acuerdo a la Resolución No. 527 de fecha 29 de diciembre del año 2009 del Ministro de Economía y Planificación, el objeto social es el siguiente:

  • Atesorar, organizar, custodiar, conservar y difundir la documentación de valor histórico o permanente correspondiente a su territorio.
  • Coordinar y controlar el funcionamiento del sistema de archivos de su territorio.
  • Coordinar la formación y desarrollo de los recursos humanos del sistema de archivos de su territorio.
  • Poner la información de sus fondos y colecciones al servicio del público, previa solicitud por escrito del interesado y autorización por el director del archivo correspondiente.
  • Prestar servicios de referencia y diseminación selectiva de la información a personas naturales y jurídicas cubanas en pesos cubanos y extranjeras en peso convertible.
  • Ofrecer servicios de asesoría, consultoría, y de organización, tanto en materia de archivos como de preservación del patrimonio documental a organismos, instituciones u organizaciones cubanas en pesos cubanos y a personas jurídicas extranjeras en pesos convertibles.
  • Brinda servicios de restauración documental y encuadernación.

Principios básicos del archivo:

  • Respeto a la procedencia de los fondos.
  • El respeto a la estructura original del fondo natural de los documentos. 

                                                                                                                                                                                   Recursos de información de la institución:

1. Servicios de Acceso al documento:

Préstamo de documentos

        • Préstamo Interno        

Servicio de Referencia

        • Archivo vertical

        • Consulta o Referencia Virtual

Suministro de fuentes de información

2. Servicios de Reproducción Documental:

Servicio de Reprografía.

-Copia de papel a papel

-Reproducción por cámara fotográfica (Fotos)

-Reproducción por cámara fotográfica (documentos)

-Digitalización de imágenes (fotos)

-Digitalización de textos  (a nacionales) (a extranjeros).

-Transcripción literal de documentos paleográficos (página) y  a extranjeros.

Servicio expedición de copias certificadas.

-Solicitud

 

-Copia literal (por hoja)

 

-Antigüedad (por año)

 

-Copia parcial

 

-Certificación de escritura notarial

 

-Otras certificaciones

 

-Certificación de negativa

 

3. Servicios de Promoción de la Información:

                • Día de la Información

                • Presentación de Documentos                

4. Servicios de Información en régimen de búsqueda retrospectiva:

                • Bibliografías

                • Paquetes Informativos

                • Guías de fuentes de Información                

5. Servicios de Información Indicativa:

                • Novedades

                • Información Señal

                • Alerta Bibliográfica o Tablas de Contenido

                • Hojas Informativas

                • Boletín de Divulgación Científica

                • Bases de datos bibliográficas                

6. Servicios de Análisis de Información:

                • Reseñas

                • Monitoreo de Información                

7. Servicios de Formación de Usuarios:

                • Visita guiada

                • Cursos básicos de habilidades en información

                • Tutoriales                

8. Servicios de Información a la comunidad:

                • Tablón de Anuncios

                • Directorio                

9. Servicios complementarios:

                • Sala de lectura                

10. Capacitación

Situación competitiva:

Los principales competidores del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara en el mercado de productos y servicios de información archivística son:

Archivo Nacional; ofrece servicios de información que cubren una cantidad considerable de necesidades informativas a nivel de país ya que tienen fondos y colecciones documentales pertenecientes a todo el territorio Nacional, sus productos informativos están respaldados por equipamiento tecnológico que permite una mayor creación de productos digitales por lo tanto mejor satisfacción de los usuarios, pero no cuentan con un plan de mercadotecnia y por su situación geográfica no es fácil su consulta para todo el público.

Registro de la Propiedad de Villa Clara: ofrecen servicios de certificaciones de escrituras notariales, pero para su realización deben remitirse a las matrices de los documentos que se encuentran en el archivo histórico, además que se cobran sus servicios y se hacen más largos los tramites y la recuperación de la información.

Sala de Fondos raros y valiosos de la Biblioteca Provincial: ofrecen servicios de consulta de documentos originales y libros raros, poseen algunos servicios digitales, sus servicios son totalmente gratuitos la sala posee un buen local, sin ruidos y buena iluminación.

Biblioteca Coronado de la UCLV: ofrece servicios archivísticos de fondos y colecciones de gran importancia pero con un uso muy restringido, servicios gratuitos pero poco conocidos.

Situación de la distribución:

La distribución de los productos y servicios del Archivo se hace a través de diversos canales como son: la sala de información, teléfono, correo electrónico, sitio Web, blog del AHPVC, boletín electrónico, Portal Villa Clara, Revistas Digitales del Sistema CITMA y los eventos provinciales y nacionales.

La estructura organizativa de archivo: Dirección, Subdirección, siete grupos de trabajo y el Archivo Histórico Municipal de Remedios que se rige directamente administrativa y metodológicamente a esta institución.

Epígrafe # 3: Diseño de un Sistema de Información para el Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.

Definición de los objetivos del producto.

El Archivo Histórico Provincial de Villa Clara (AHPVC), debido a sus múltiples especialistas y funciones, necesita una herramienta que permita, la comunicación e interacción con cada uno de sus miembros, en el menor tiempo posible y con alto grado de accesibilidad. Una vez definida la creación de un sistema de información se procedió a definir su objetivo general, con sus correspondientes objetivos específicos:

Posibilitar la comunicación de la información relevante y pertinente para la ejecución de las funciones de cada uno de los especialistas y técnicos del AHPVC, potenciando la toma de decisiones.

  • Publicar la información resultante de las principales actividades.
  • Presentar información de apoyo para el cumplimiento de las diferentes funciones.
  • Permitir el acceso a la información, por los usuarios del Sistema.

Investigación temática de lo que abordará.

Se procedió a una investigación que comprendió las temáticas:

  • Información generada por cada una de las funciones de sus miembros.
  • Información que apoya al cumplimiento  de las funciones.
  • La demanda y disponibilidad de los recursos informativos para los usuarios del sistema.

Estudios del entorno, mercado y usuarios.

El AHPVC es único de su tipo en la provincia, con funciones y atribuciones específicas.

Atendiendo a dichas características el servicio responderá a tres grupos de usuarios según su nivel de Jerarquía

  • Categoría 1: Administradores del Sistema (Tendrán acceso total a la Información publicada, con los privilegios de incorporación, modificación y supresión de secciones, usuarios, privilegios y contenidos)
  • Categoría 2: Administradores de Contenidos (Se les permitirá la incorporación, modificación y supresión contenidos y acceso a las secciones autorizadas por los administradores del sistema)
  • Categoría 3: Usuarios Comunes (Miembros de la Institución, que tendrán acceso a la información publicada en secciones establecidas)

Luego de realizar un estudio del entorno, el mercado y los usuarios de la institución se determinaron las informaciones pertinentes para los usuarios potenciales que en este caso son: directivos, especialistas y técnicos del centro. Para una adecuada organización de estos contenidos se elaboraron los flujos de información.

Con el Archivo Histórico Provincial Villa Clara se relacionan directamente seis entidades externas, con distintos grados de relación o subordinación. Existe una relación directa de subordinación administrativa al Sistema CITMA y teórico metodológica al Archivo Histórico Nacional, ambos a través de la dirección, de los cuales se reciben orientaciones y se tributan informaciones. En un segundo momento con las Organizaciones Políticas y de Masas, donde la relación se establece a través del Consejo de Dirección; en el segundo caso se vincula además con los colaboradores (universidad, centros de información, instituciones homólogas, etc); dichas entidades reciben y emiten información que incide en el quehacer de la Institución. El AHPVC también se vincula con Proveedores de bienes y servicios (COPEXTEL, GEOMINERA, ETECSA, etc)

Internamente el AHPVC  cuenta con los grupos de trabajos de Recursos Humanos, Contabilidad, Comercial, Atención a la actividad estatal, Conservación –Restauración, Procesos Técnicos y Servicios de Información- Automatización y el Archivo Histórico Municipal de Remedios, los cuales se subordinan a la dirección directamente, recibiendo y tributando información. Cada una de los grupos se relaciona directamente con el resto; En el caso de la Subdirección, es la encargada de organizar y controlar metodológicamente el trabajo de los grupos y el Archivo Histórico Municipal de Remedios.

Selección de la información a usar.

Teniendo en cuenta los objetivos del sistema, así como las necesidades de sus usuarios, se procedió a  seleccionar el sistema de contenidos:.

  • Funciones del AHPVC.
  • Miembros del AHPVC. Principales Características
  • Documentos que regulan el trabajo del AHPVC.
  • Documentos Generados por los trabajadores del AHPVC en el cumplimiento de sus funciones.
  • Documentos de Interés para los trabajadores del AHPVC.
  • Informaciones de actualidad o especial interés  para el cumplimiento de las funciones de los trabajadores del AHPVC.
  • Enlaces a páginas relacionadas o de interés para los miembros del AHPVC.
  • Biblioteca Digital.

La información contenida en la intranet fue proporcionada por los especialistas y directivos del centro con el fin de lograr variedad dentro de los contenidos que brindará la misma; las informaciones se ubican atendiendo a la siguiente organización

Definición de los procesos de la producción.

Recursos humanos y tecnológicos

El sistema requiere para su implementación y mantenimiento de dos especialistas, uno capacitado en Ciencias de la información para su monitoreo, evaluación y rediseño en caso de ser necesario y otro en sistemas informáticos para implementar y mantener el soporte tecnológico. Requerirán destreza y dominio de las técnicas computacionales y  de herramientas y habilidades para la gestión de contenidos. Los usuarios de categoría 1 y 2 deben tener un conocimiento preciso de sus funciones y las habilidades para el cumplimiento de las mismas, así como la conciencia de su nivel de responsabilidad dentro del sistema, ante la cual deben responder en caso de reportarse alguna incidencia. Todos los usuarios de manera general requerirán habilidades para  la interacción con interfaces gráficas en ordenadores así como la búsqueda y recuperación de información, para ello se prevé un adiestramiento durante la fase de pilotaje del sistema.

En cuanto al equipamiento tecnológico se requiere un servidor  con capacidad de Disco Duro suficiente para almacenar el servicio, computadoras con conexión al servidor del Sitio. Los Usuarios de categoría 1 y 2 deberán contar con acceso a Escáner, Internet y correo Electrónico. Diseño e implementación de un sistema de trabajo y una interfaz Gráfica, así como todos los Software informáticos para  la implementación y mantenimiento del servicio.

 Recursos de Información

El principal recurso para el funcionamiento del sistema son los documentos generados como resultado de las funciones de los trabajadores del AHPVC, así como otras informaciones que amparen, regulen o contribuyan a un mejor cumplimiento de las mismas.

Políticas para la organización y desarrollo del servicio

Lineamentos de trabajo en cuanto a organización del sistema,  accesibilidad, personal y evaluación, encaminados a facilitar su posterior  implementación.

Organización del Servicio

Meta: Posibilitar la organización  del sistema de forma tal que satisfaga  los principales requerimientos que le dieron origen dando respuesta a las necesidades informativas de sus usuarios.

Estrategias:

  1. Los especialistas encargados de la implementación y mantenimiento del servicio tomará en cuenta los criterios de estructura establecidos para el mismo.
  2. Se respetarán los principales criterios de diseño un Servicio Web para la elaboración del misma. Evitar duplicidad, establecer las relaciones entre las entidades, identificar los archivos de forma inequívoca.
  3. Los responsables del servicio lo implementarán teniendo en cuenta que este  brinde la información más pertinente atendiendo a la necesidad del usuario.
  4. La interfaz gráfica debe contar con varias vías de acceso a la información y facilidades de búsqueda.
  5. La respuesta del sistema se realizará en el menor tiempo posible, para evitar molestias en los usuarios.
  6. Se debe promocionar, empleando varias vías de comunicación, para garantizar el acceso de los usuarios.
  7. Cuando el sistema no pueda proveer a un usuario la información necesaria, se le debe informar al mismo los pasos seguidos y el por qué de la imposibilidad de satisfacer su requerimiento informativo.

Accesibilidad

Meta: Garantizar el acceso de forma eficaz y eficiente de los usuarios a los recursos informativos.

Estrategias:

  1. El acceso a la interfaz gráfica será disponible desde cualquier máquina conectada a la red local.
  2. Dispondrá de una interfaz interactiva y con una estructura de fácil comprensión por parte del usuario.
  3. Se garantizarán los permisos establecidos, según la categoría de usuarios.
  4. Los usuarios podrán comunicarse con los  responsables del servicio personalmente o vía correo electrónico, en caso de dudas, quejas o sugerencias en el funcionamiento del sistema.

Especialistas y Usuarios

Meta: Los especialistas deben estar preparados teórica-metodológicamente para atender las necesidades de los usuarios y los requerimientos de la implementación, mantenimiento y evaluación del sistema.

Estrategias:

  1. Los especialistas deben conocer los principales requerimientos del sistema y las necesidades sus usuarios.
  2. A los especialistas les corresponde organizar los contenidos y privilegios del sistema según los criterios establecidos.
  3. Se debe brindar por parte de los especialistas la adecuada habilitación capacitación asesoramiento de los diferentes usuarios del sistema atendiendo a sus características específicas.
  4. Los usuarios deberán capacitarse y adiestrarse específicamente según su rol en el sistema.
  5. Deben ser capaces de detectar las fallas del sistema y hasta donde le sea posible buscar vías de solución.
  6. Requerirá de un entrenamiento y estudio constante en el uso de las tecnologías y en la búsqueda y recuperación de la información, por parte de los especialistas; y la capacitación de los usuarios siempre que se requiera.

Evaluación

Meta: Detectar fallas en el funcionamiento del sistema y proponer mejoras teniendo en cuenta la opinión del usuario.

Estrategias:

  1. Se diagnosticará el estado de las necesidades de los usuarios cada un periodo de tiempo determinado.
  2. Se utilizarán encuestas entrevistas y otros medios de recogida de información para determinar la satisfacción de las necesidades informativa de los usuarios.
  3. Determinar el nivel de complacencia con el diseño y funcionamiento de la internas gráfica del sistema.
  4. Proponer mejoras en cualquiera de los anteriores aspectos donde hayan sido detectadas deficiencias.

Etapa de Organización

Organización de procesos

Etapa

Requerimientos

Diagnóstico al sistema de información

-Monitoreo al funcionamiento del sistema de Información.

Levantamiento de recursos de información por unidades

-Identificación de documentación generada por unidades a partir de las funciones de trabajo.

- Identificación de unidades y entidades proveedoras y receptoras de información.

-Identificación de frecuencia de recepción y transmisión de la información

Determinación de flujos, canales y cuadro de clasificación de la información

-Identificación de los soportes y canales de entrega de la información

-Diagramación de los flujos de información

- Elaboración del cuadro de clasificación

Rediseño del sistema de información atendiendo al resultado de etapas anteriores

- Identificación de información relevante para el sistema.

-Identificar la estructura del sistema

- Identificación de responsables de la creación y actualización  de la información

-Establecer políticas de funcionamiento del sistema de información

-Identificación de los requerimientos tecnológicos para el sistema. 

-Diseño de los sistemas de etiquetado, navegación y búsqueda dentro del sistema.   

Creación o adecuación de la infraestructura tecnológica

-Creación o adecuación de una plataforma digital que responda a las característica y requerimientos del sistema

Implementación del sistema

-Implementación del sistema.

-Establecer permisos de acceso y actualización del sistema.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El sitio contendrá contenidos que influyen y resultan del quehacer del AHPVC, que responde en su mayoría a las funciones, que le corresponden.

Los contenidos de la intranet fueron organizados en  categorías que permiten la adecuada distribución de la información dentro del mismo.

Jerarquización de la información.

Una vez identificados los recursos de información se procedió a diagramar los flujos de información para bajo una estructura de organización jerárquica poder agruparlos por categorías y sesiones, así mismo se determinó el esquema de organización correspondiente a cada uno de ellos, para un esquema  general de organización híbrido, ya que este presenta mayores ventajas. El sistema responde a secciones, las que tienen una estructura de organización ambigua por temáticas, a las que responden dos o más categorías, cada una de las cuales responde uno o más artículos, elementos que en algunos casos están pendientes a cambios y en otros  pueden ser modificados según la necesidad. Las secciones quedan conformadas en el siguiente esquema de estructura:

Información general: Contiene información de carácter general de interés para todos los trabajadores.

 (4 categorías)

Esquema de organización

Ambiguo por temáticas

Caracterización

Contiene  elementos que describen la organización y la estructura de la misma.

(Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Valores Compartidos, Dirigentes, organigrama, etc.)

Ambiguo por temáticas

 

Noticias

Contiene Documentos o notas, para emitir Informaciones, actividades, avisos, tareas, etc. (Ejemplo: Cumpleaños de los trabajadores, guardia obrera, boletín trimestral del centro, fotos, efemérides)

Exacto Cronológico

Convocatoria y Eventos

Contiene  Documentos Informativos y normativos sobre convocatorias y eventos en los que pueden participar los trabajadores del centro, incluyendo el FORUM.

Exacto Cronológico

Base legal

Resoluciones, decretos, leyes, manuales, procedimientos, políticas.

 

 

Dirección; Contiene los Documentos Generados por la Dirección

 

Esquema   de organización

Ambiguo por temáticas

Categorías

Descripción

Esquema   de organización

Consejo de Dirección

Documentos generados en esta actividad.

Exacto Cronológico

Planificación

Documentos generados en esta función.

Exacto Cronológico

Procesos de la dirección

Documentos generados en esta área.

Exacto Cronológico

 

Subdirección; Contiene los Documentos Generados por la subdirección.

 

Esquema de organización

Ambiguo por funciones

Categorías

Descripción

Esquema de organización

 

Documentos generados en esta área.

Exacto Cronológico

 

Documentos generados en esta área.

Exacto Cronológico

 

Documentos generados en esta área.

Exacto Cronológico

 

Grupos de trabajo; Contiene los Documentos Generados por los grupos de trabajo

( 2 categorías)

Esquema de organización

Ambiguo por funciones

Categorías

Descripción

Esquema de organización

Grupo de Atención a la Actividad y Completamiento de Fondos

Documentos generados en esta área.

Exacto Cronológico

Grupo de Información y Automatización

Documentos generados en esta área.

Exacto Cronológico

Grupo de Conservación y Restauración

Documentos generados en esta área.

Exacto Cronológico

Procesos Técnicos

Documentos generados en esta área.

Exacto Cronológico

Recursos Humanos

Documentos generados en esta área.

Exacto Cronológico

Contabilidad

Documentos generados en esta área.

Exacto Cronológico

 

 

Biblioteca; Contiene publicaciones útiles, para el cumplimiento de las funciones y objetivos de trabajo

( X categorías)

Esquema de organización

Ambiguo temático

Categorías

Descripción

Esquema de organización

 

 

Organiza toda la documentación que formaba parte de la biblioteca personal de los especialistas y técnicos,  fundamentalmente por criterios de materia y autores, lo que facilitará la búsqueda documental disminuyendo el tiempo de la misma; y una recuperación más efectiva de la información científico técnica de la Biblioteca Digital.

 

 

 

Enlaces de Interés

Contiene enlaces a páginas, sitios y portales, que contribuyan a un mejor desempeño de los trabajadores en el cumplimiento de sus Funciones.

Ambiguo por temáticas

 

Representación de contenidos.

Sistema de Navegación

Posteriormente a desarrollar una clasificación y jerarquización de los contenidos, se procede a diagramar el sitio, estableciendo el sistema de navegación, entre sus componentes.

El sistema de navegación es Jerárquico ya que permite el acceso a diferentes niveles a partir de la página inicial con una barra horizontal de Menús partiendo de que estos permitan el acceso a múltiples elementos de navegación de forma completa, de esta forma los usuarios pueden acceder a diferentes niveles de la página.

La intranet consta además con un sistema de enlaces a sitios de interés como los periódicos del país, Internet, la intranet del CITMA, el correo electrónico etc. 

Etiquetado del producto

El sistema de  rotulación y etiquetado, serán exclusivamente textuales. Las etiquetas que se definen son las siguientes:

  • Dirección
  • Subdirección
  • Grupos de trabajo (Atención a la Actividad Estatal, Información y Automatización, Conservación y Restauración, Procesos Técnicos, Contabilidad y Recursos Humanos)
  • Información general
  • Biblioteca Digital

Conclusiones

  • El diagnóstico de la explotación de los recursos de información demostró la necesidad del diseño de un sistema de información.

 

  • El diseño e implementación del sistema de información en el AHPVC proporciona los recursos de información necesarios para el control, la toma de decisiones y la planificación estratégica de la institución.

 

 

Por favor regístrese o haga login para añadir sus comentarios a este artículo.