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Archivo Histórico Provincial Villa Clara



Una huella del pasado, en la senda del presente.
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27 - 04 - 2017

Cartera de Productos y Servicios

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Cartera de Productos y Servicios del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara

 

Introducción 
Las normas o estándares para la prestación de servicios se establecen, en toda organización, como producto del estudio y la experiencia acumulada, con el objetivo de ofrecer los procedimientos básicos para garantizar a los usuarios los niveles de servicios satisfactorios en términos de calidad, y suficientes en términos de cobertura de la población a servir. 
Esta labor reviste vital importancia, si tomamos en consideración que los avances computacionales y el desarrollo de las tecnologías de la información han transformado sensiblemente el funcionamiento de los Archivos así como las actividades del archivero, impactando sobre todo en la forma de proporcionar los servicios a los usuarios.


Actualmente muchas de las herramientas que utiliza el archivero en su trabajo diario son digitales y la agilidad con que se comunica y ofrece sus servicios se debe a la implementación de redes, bases de datos y fuentes electrónicas de información con auxiliares específicos para la localización de información, todo lo cual permite: 
- Un acceso ágil a la información de todo tipo, desde la referencial hasta la de texto completo, incluyendo imágenes y multimedia. 
- La generación de nuevos servicios para los usuarios. 
- La recuperación de documentos con mayor facilidad y rapidez. 
- La atención a un número de usuarios cada vez mayor. 
- El acceso a las fuentes de información desde cualquier parte del mundo. 

En este contexto, resultaba evidente la necesidad de crear el Catálogo de servicios y productos existente en la institución y adecuarlo a los nuevos requerimientos que el desarrollo de la ciencia y la tecnología ha impuesto, dotando así al Archivo Histórico Provincial de Villa Clara de una herramienta que posibiliten ofrecer productos y servicios de información de excelencia. 
Objetivos 
1. Uniformar la terminología existente para denominar y definir los servicios de información científica que se ofrecen en el Archivo Histórico Provincial.
2. Establecer una guía que permita la creación, fomento, mantenimiento, prestación y desarrollo de los servicios archivísticos con alta calidad. 

Requerimientos 
Para el desarrollo de los servicios archivísticos y de información la institución deberá contar con los siguientes requerimientos: 
1. Computadoras para el préstamo y para el catálogo automatizado. 
2. Conexión a Internet. 
3. Acceso a Bases de Datos referenciales y a texto completo. 
4. Software específico para la generación de productos de información. 
5. Repertorios y otros documentos de Referencia. 


Catálogo de Servicios y productos de información del Archivo Histórico Provincial
Servicios a ofrecer 
1. Servicios de Acceso al documento: 
Préstamo de documentos 
• Préstamo Interno 

Servicio de Referencia 
• Archivo vertical 
• Consulta o Referencia Virtual 

Suministro de fuentes de información 
2. Servicios de Reproducción Documental: 
Servicio de Reprografía.
-Copia de papel a papel (fotocopia) 2.50 MN 
-Reproducción por cámara fotográfica (Fotos) 2.00 MN
-Reproducción por cámara fotográfica (documentos) 0.50 MN
-Digitalización de imágenes (fotos) 2.00 MN
-Digitalización de textos 6.00 MN (a nacionales), 0.85 CUC (a extranjeros).
Transcripción literal de documentos paleográficos (página) 6.00 MN y 3.00 CUC a extranjeros.

Servicio expedición de copias certificadas.
-Solicitud 5.00 MN
-Copia literal (por hoja) 7.50 MN
-Antigüedad (por año) 0.50 MN
-Copia parcial 30.00 MN
-Certificación de escritura notarial 30.00 MN
-Otras certificaciones 30.00 MN
-Certificación de negativa 50.00 MN

Nota: En caso de servicios a extranjeros el equivalente en CUC.

3. Servicios de Promoción de la Información: 
• Día de la Información 
• Presentación de Documentos 

4. Servicios de Información en régimen de búsqueda retrospectiva: 
• Bibliografías 
• Paquetes Informativos 
• Guías de fuentes de Información 

5. Servicios de Información Indicativa: 
• Novedades 
• Información Señal 
• Alerta Bibliográfica o Tablas de Contenido 
• Hojas Informativas 
• Boletín de Divulgación Científica 
• Bases de datos bibliográficas 

6. Servicios de Análisis de Información: 
• Reseñas 
• Monitoreo de Información 

7. Servicios de Formación de Usuarios: 
• Visita guiada 
• Cursos básicos de habilidades en información 
• Tutoriales 
8. Servicios de Información a la comunidad: 
• Tablón de Anuncios 
• Directorio 
9. Servicios complementarios: 
• Sala de lectura 

Definición y Funcionamiento de cada servicio: 
1. Servicios de Acceso al documento: 

Denominación del servicio: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS 
Definición del servicio: Servicios que facilitan la consulta de los documentos existentes en los fondos documentales de la institución o en otras con las que se mantiene relaciones de intercambio. Comprende la organización del préstamo interno y el préstamo institucional de documentos. 
Objetivos de cada modalidad: 
Préstamo interno: Servicio que garantiza el aseguramiento informativo para cubrir las demandas de los usuarios mediante la entrega de los documentos que existen, bien en el fondo de la institución o en aquellas con las que se mantienen relaciones de préstamo institucional para su consulta en la Sala de Información . 
Entrada al sistema: Solicitud del usuario 
Resultados del servicio: Préstamo de documentos 
Préstamo interno: 
El usuario hace la búsqueda en el catálogo (manual o automatizado), anota el código de domicilio del documento deseado, pasa por el buró de préstamo y solicita préstamo del mismo, al personal encargado del servicio.

Normas Generales del Servicio de Préstamos de Documentos: 
Estas normas ofrecen una serie de parámetros y procedimientos que permiten el desarrollo de los servicios de préstamos de documentos de forma eficiente y con la calidad que el usuario requiere, comprende aspectos organizativos y de infraestructura. 
Elementos necesarios para realizar el préstamo interno:
Carta de autorizo al investigador 
Computadora 
Sistema automatizado Endnote
Modelos de cargo 
Catálogos 
Modelo de préstamo institucional

Tipos de catálogos a utilizar: 
1- Catálogo Manual: Comprende los juegos de fichas de los documentos adquiridos por la institución. Están organizados en dos tipos: el de autor y título y el de materia, los cuales son consultados por los usuarios para formular las solicitudes de información. 
Catálogo de autor y título: Este catálogo está formado por las fichas catalográficas de autor o fichas principales y las de títulos ordenados alfabéticamente por el apellido y nombre del autor y el título del documento. 
Catálogo de materias: Este catálogo está formado por las fichas catalográficas de materia ordenadas alfabéticamente por los epígrafes de materia. 


Atención e información al público: 
1. Todo personal que atiende los servicios de préstamos de documentos debe dar respuesta a cuantas preguntas formulen los usuarios de la biblioteca, siempre de forma correcta, debiendo remitir al órgano o servicio correspondiente aquellas consultas que no sean capaces de resolver. 
2. El especialista que atiende este servicio responderá a cuantas preguntas formulen los usuarios sobre: 
- Normas del Archivo 
- Servicios que se ofrecen al público 
- Requisitos para consultar 
- Derechos y deberes de los usuarios 
3. Todas aquellas consultas que excedan estas cuestiones de carácter general deberán ser remitidas al personal que atiende servicios especializados. 
4. El personal que presta servicios al público nunca deberá entrar en polémicas con los usuarios. 
- En caso de que el usuario plantee problemas o reclamaciones deberá acudir al Jefe Inmediato superior o al Director. 
5. Cuando un usuario altere el orden público el especialista tomara las medidas pertinentes y comunicará a las instancias correspondientes. 
6. Cuando un usuario no encuentra un libro que debiera estar en las estanterías se pasará comunicación al Responsable del Servicio, advirtiéndoselo al usuario y comunicándole que se le notificará la situación del libro en cuestión. 

Gestión de Desideratas 
1. Los usuarios que deseen un libro que la biblioteca no posee pueden hacer uso del servicio de Desideratas, sugiriendo la adquisición de aquellas obras que no se encuentran en la biblioteca, o que sean de interés. 
2. Deberá hacérsele constar al usuario que por el hecho de realizar su solicitud la biblioteca no necesariamente se compromete a su adquisición, sino que su propuesta será estudiada por los especialistas correspondientes. 
3. De igual forma el usuario deberá ser advertido de que su petición no podrá ser atendida de forma inmediata, debido a la dificultad de adquisición de muchos de los libros que solicitan. 
4. El usuario deberá rellenar el modelo habilitado para ello en la página Web de la biblioteca. 
5. Como complemento a este servicio se le deberá informar al usuario de la existencia del servicio de Préstamo Interbibliotecario 

Denominación del servicio: SERVICIO DE REFERENCIA ARCHIVO VERTICAL 

Definición del servicio: Selección de material informativo sobre temas relevantes y de actualidad, obtenidos a través de los medios de comunicación impresa y otras fuentes, tales como: recortes de prensa y revistas, folletos, ponencias, resúmenes, dossier, fotocopias de capítulos de libros, etc. El material está ordenado por materia en un orden cronológico, con información nacional e internacional que responde a las necesidades de los usuarios. En la actualidad el archivo vertical puede realizarse de forma electrónica. 
Objetivo del servicio: ofrecer información sobre cuestiones de interés en las temáticas que cubra la institución de información. 
Entrada al sistema: recorte de publicaciones seriadas organizadas en files o carpetas, o enlaces a los recursos en el Web 
Resultados del servicio: Carpetas con información recortada de la prensa o biblioteca virtual de recursos. 

CONSULTAS o REFERENCIA VIRTUAL

Definición del servicio: El usuario, a través de un formulario, planteará una demanda de información que requiere para su satisfacción una búsqueda documentaria, esta será evacuada por el personal de la biblioteca utilizando como fuentes para la búsqueda bases de datos a texto completo u otros repertorios de referencia. El servicio se ofrece en tres modalidades: Referencia inmediata, Búsqueda específica o Información factográfica. 
Referencia inmediata: Cuando se brinda una respuesta inmediata a la solicitud del usuario por el trabajador de la información, ya sea directamente mediante un fichero de consultas o indicándole las fuentes que puede consultar para satisfacer su necesidad informativa. 

Búsqueda específica: Cuando no es posible brindar respuesta inmediata a la solicitud del usuario y el trabajador de la información requiere de un tiempo determinado para realizar una búsqueda en las fuentes de fondos informativos y poner los documentos correspondientes a disposición del usuario para que localice la respuesta a su solicitud. 

Información factográfica: Es aquella por medio de la cual se ofrecen al usuario hechos o datos que satisfagan directamente sus necesidades informativas en lugar de entregarles recomendaciones bibliográficas o referativas que implican la consulta de documentos indicados para encontrar la respuesta. Puede ser simple o de carácter general (fecha de nacimiento de un personaje histórico, número de habitantes de un país, etc.) o especializados (elementos químicos que integran un producto, procedimientos para teñir tejidos sintéticos, etc.).Puede prestarse un régimen de búsqueda retrospectiva o de diseminación selectiva. 

Objetivo del servicio: Garantizar el aseguramiento informativo actualizado a las diferentes categorías de usuarios por medio de la entrega de datos que satisfagan las solicitudes informativas. 
Entrada al sistema: solicitud del usuario. 
Resultados del servicio: entrega de datos específicos, lista de referencias o paquete informativo con documentos electrónicos, mediante el correo electrónico, la copia en discos flexibles o la ubicación en el sitio del servicio. El tiempo estimado para la satisfacción del servicio oscilará entre 3 y 5 días.

SUMINISTRO DE FUENTES DE INFORMACION

Definición del servicio: A partir de una búsqueda retrospectiva que el usuario realiza en las bases de datos bibliográficas o sitios de publicaciones seriadas que le han sido facilitadas por la Unidad de Información, entrega a esta las referencias de los documentos que requiere, para su posterior entrega en portador electrónico. 
Objetivo del servicio: Garantizar el acceso a fuentes de información actualizada, disponibles en otros centros. 
Entrada al sistema: solicitud del usuario. 
Resultados del servicio: entrega de documentos en soporte electrónico, mediante el correo electrónico, la copia en discos flexibles o la ubicación en el sitio del servicio. 

2. Servicios de Reproducción Documental: 
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS 

Definición del servicio: Servicio mediante el cual se le ofrece al usuario la copia en formato electrónico de los documentos científicos y técnicos de su interés que posea el centro en su fondo o que sean de la propiedad de éste o de otras instituciones. 
Objetivo del servicio: Facilitar la adquisición, recuperación, diseminación y conservación de los documentos científicos mediante la utilización de equipos digitalizadores a los profesores, investigadores, estudiantes y trabajadores en general como apoyo a sus actividades docente-investigativas. 
Entrada al sistema: Solicitud del usuario o interés del centro. 
Resultados del servicio: documento digitalizado

FOTOCOPIA 

Definición del servicio: Es el servicio mediante el cual se le ofrece al usuario la copia en papel de los documentos científicos y técnicos de su interés que posea el centro en su fondo o que sean de la propiedad de éste o de otras instituciones. 
Objetivo del servicio: Facilitar la adquisición, recuperación, diseminación y conservación de los documentos científicos mediante la utilización de equipos de fotocopias a los profesores, investigadores, estudiantes y trabajadores en general como apoyo a sus actividades docente-investigativas. 
Entrada al sistema: solicitud del usuario 
Resultados del servicio: documento fotocopiado 

IMPRESION DE DOCUMENTOS 

Definición del servicio: Conversión de documentos digitales, elaborados por profesores, investigadores o estudiantes, como resultado de su actividad docente – investigativa y que requieran de una copia en papel para uso personal. 
Objetivo del servicio: Facilitar la impresión de documentos a aquellos que lo requieran para cumplimentar una actividad docente o investigativa. 
Entrada al sistema: solicitud del usuario 
Resultados del servicio: documento impreso 

3. Servicios de Promoción de la Información: 

DIA DE LA INFORMACION 

Definición del servicio: Preparación y realización de una serie de actividades dirigidas a divulgar las diferentes modalidades de servicios de información que se prestan en la organización, así como promocionar las nuevas fuentes de información adquiridas, que permitan un uso intensivo de estas por la comunidad usuaria del sistema. Estas actividades tienen carácter práctico y su duración es inferior a un día. 
Objetivo del servicio: Facilitar el uso intensivo de los servicios bibliotecarios y las fuentes documentales. 

Entrada al sistema: fuentes documentales adquiridas y/o nuevos servicios 
Resultados del servicio: exposiciones, plegables 

PRESENTACION DE DOCUMENTOS 

Definición del servicio: Preparación y realización de una actividades dirigidas a promocionar las nuevas fuentes de información adquiridas, que permitan un uso intensivo de estas por la comunidad usuaria del sistema. 
Objetivo del servicio: Facilitar el uso intensivo de las fuentes documentales. 
Entrada al sistema: fuentes documentales adquiridas. 
Resultados del servicio: exposición oral 

4. Servicios de Información en régimen de búsqueda retrospectiva

BIBLIOGRAFIAS 

Definición del servicio: Preparación y entrega de un conjunto de referencias bibliográficas de los documentos que integran o no el fondo informativo, ordenados siguiendo reglas determinadas previamente y que respondan a solicitudes temáticas de los usuarios o a iniciativas de la institución basada en el estudio de necesidades de los usuarios colectivos o individuales. 
Objetivo del servicio: Facilitar y apoyar las actividades docentes – investigativas de profesores, investigadores y estudiantes en culminación de estudios. 
Entrada al sistema: Este servicio se brinda a partir de: 
• Solicitudes hechas directamente por los usuarios sobre un tema determinado. 
• Estudio de necesidades de información de usuarios colectivos. 

Resultados del servicio: Lista de referencias bibliográficas en forma de folleto o electrónica. 

PAQUETES INFORMATIVOS 

Definición del servicio: Consiste en la preparación y entrega de un conjunto de documentos, ordenados y evaluados, localizados en diferentes fuentes nacionales y extranjeras atendiendo a una necesidad de información. La información se presenta con un índice y las copias de las fuentes documentales en su lengua original, la entrega puede ser en soporte electrónico o en papel. 
Objetivo del servicio: Garantizar el aseguramiento informativo actualizado a las diferentes categorías de usuarios por medio de la entrega de datos que satisfagan las solicitudes informativas. 
Entrada al sistema: Solicitud del usuario 
Resultados del servicio: Entrega de paquete informativo con documentos en soporte electrónico o impreso. 

GUIAS DE FUENTES DE INFORMACION 

Definición del servicio: Preparación y entrega del documento que contiene información sistematizada sobre las fuentes de información científica y técnica. El documento debe expresar el carácter e importancia de las fuentes de información científico – técnica de utilidad para el aseguramiento informativo en una temática o actividad económica dada. 
Objetivo del servicio: diseminar información relativa a fuentes de información de importancia para la comunidad usuaria. 
Entrada al sistema: búsqueda en Internet y otras fuentes documentales 
Resultados del servicio: documento impreso o electrónico 

5. Servicios de Información Indicativa:

NOVEDADES 

Definición del servicio: Se prepararán y entregarán, de forma regular, el conjunto de elementos bibliográficos que describen los documentos que ingresan al fondo de la institución, con el fin de comunicar a los usuarios los últimos títulos que han sido adquiridos por la organización. Estas listas serán preparadas por temáticas y tipos de documentos y publicadas en el sitio del servicio. 
Objetivo del servicio: Mantener actualizada a la comunidad de usuarios sobre las nuevas adquisiciones de la unidad de información. 
Entrada al sistema: Documentos incorporados al fondo. 
Resultados del servicio: Listado de documentos adquiridos publicado en el Web. 

INFORMACION SEÑAL

Definición del servicio: Se preparará y entregará, de forma rápida y poco compleja, un aviso previo sobre el contenido de las publicaciones seriadas que se incorporan al sistema, según criterios de la temática de interés. 
Objetivo del servicio: Mantener actualizada a la comunidad de usuarios sobre el contenido de las nuevas publicaciones seriadas adquiridas en la unidad de información. 
Entrada al sistema: Publicaciones seriadas incorporados al fondo. 
Resultados del servicio: Boletín electrónico con referencias bibliográficas. 

ALERTA BIBLIOGRAFICA o TABLAS DE CONTENIDO

Definición del servicio: De una lista de publicaciones seriadas, el usuario seleccionará aquellas de las cuales le interesa recibir la tabla de contenido, la cual recibirá en su buzón de correo electrónico. 
Objetivo del servicio: Brindar información actualizada sobre las temáticas de interés para el usuario. 
Entrada al sistema: Solicitud del usuario. 
Resultados del servicio: Correo electrónico con las tablas de contenido de las revistas a las que está suscripto. 

HOJAS INFORMATIVAS

Definición del servicio: preparación y entrega de información en forma de noticias de carácter científico y tecnológico, recopiladas a partir de diferentes fuentes nacionales e internacionales. 
Objetivo del servicio: Mantener actualizada a la comunidad de usuarios de los últimos descubrimientos y desarrollos de la ciencia y la técnica en Cuba y el mundo. 
Entrada al sistema: búsqueda en agencias de noticias 
Resultados del servicio: boletín electrónico de frecuencia mensual 

BOLETIN DE DIVULGACION CIENTIFICA 

Definición del servicio: seleccionar y entregar un conjunto documentos, organizados por temáticas. 
Resultados del servicio: Boletín electrónico. 
Entrada al sistema: Actualización de base de datos a texto completo. 

BASES DE DATOS BIBLIOGRAFICAS 

Definición del servicio: Preparación y entrega de bases de datos en portadores magnéticos que contienen un conjunto sistematizado de referencias sobre información científica, técnica o económica. En dependencia de la información contenida pueden ser: Bibliográficas, textuales o factográficas. Se acompaña de su programa de búsqueda. 
Objetivo del servicio: Garantizar el aseguramiento informativo actualizado a las diferentes categorías de usuarios por medio de la entrega de datos que satisfagan las solicitudes informativas. 
Entrada al sistema: Solicitud del usuario 
Resultados del servicio: Documento en soporte magnético

6. Servicios de Análisis de Información:

RESEÑAS 

Definición del servicio: Preparación y entrega del documento que contiene breve información sistematizada sobre el estado y las tendencias de desarrollo de un problema científico – técnico o de uno de sus aspectos más importantes, elaborado a partir del análisis de resúmenes seleccionados, por temáticas, en bases de datos. 
Objetivo del servicio: Brindar información actualizada y sintetizada sobre el estado del arte de un tema determinado. 
Entrada al sistema: Solicitud del usuario 
Resultados del servicio: Documento impreso

MONITOREO DE INFORMACION 

Definición del servicio: Preparación y entrega de un documento con información sobre la evolución de tecnologías, a partir de fuentes tales como: opiniones de expertos, información de patentes, reportes de proyectos de investigación, bases de datos especializadas, literatura científico-técnica y noticias de ferias, eventos y congresos. 
Objetivo del servicio: Proporcionar información tecnológica necesaria para facilitar la toma de decisiones en los procesos de investigación-desarrollo e innovación tecnológica. 
Entrada al sistema: Solicitud del usuario. 
Resultados del servicio: documento impreso o electrónico 

7. Servicios de Formación de Usuarios: 
Preparación e impartición, por uno o varios especialistas, de conferencias, cursos, charlas u otras formas de formación en temáticas relacionadas con el acceso a la biblioteca, a las fuentes de información y a los servicios que esta institución brinda. Existen diferentes modalidades entre ellas:

VISITA GUIADA: 

Definición del servicio: Charlas sobre la forma de acceso a la biblioteca, los servicios y productos que presta la misma, la forma de acceder a los catálogos manuales y automatizados, y otras informaciones de carácter general. Es un espacio donde los usuarios podrán aclarar sus dudas y conocer más sobre el nuevo papel de las bibliotecas y los productos y servicios de las tecnologías de la información en las mismas. 

CURSOS BASICOS EN HABILIDADES DE INFORMACION: 

Definición del servicio: Conferencias y clases prácticas sobre aspectos relacionados con la información entre ellos: concepto y topología de las fuentes de información, herramientas de búsqueda y evaluación de la información así como su organización y representación de forma manual y automatizada. 

TUTORIALES: 

Definición del servicio: Preparación y emisión de información, que muestre, a través del empelo de la tecnología de la información, aspectos relacionados con el acceso, recuperación y organización de la información. 
Objetivo del servicio: Desarrollar habilidades en los usuarios que les permitan identificar, acceder y evaluar diferentes recursos de información, representarlos y organizarlos exitosamente. 
Entrada al sistema: estudiantes y/ o usuarios interesados 
Resultados del servicio: actividad formativa 

8. Servicios de Información a la comunidad: 

TABLON DE ANUNCIOS 

Definición del servicio: Preparar y entregar un conjunto de noticias e informaciones sobre diferentes aspectos: culturales, políticos, de facilitación social, etc., fundamentalmente de carácter local, que son seleccionados de los medios de comunicación o enviados por los miembros de la organización. 
Resultados del servicio: Noticias publicadas en el Web. 

DIRECTORIO

Definición del servicio: Seleccionar y entregar un conjunto de fuentes de información, organizaciones y otros datos de interés, organizados por temáticas o tipos de información. Incluirá directorios de personas, instituciones, sitios Web, etc. 
Resultados del servicio: Documento publicado en el Web. 

Servicios complementarios: 
Sala de Información: 
Definición del servicio: Permite la consulta personal, en la sala dispuesta para ello, de los fondos propios de la biblioteca. 









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